Você consegue segurar a atenção das pessoas durante a reunião?

A atenção é a mais importante de todas as faculdades para o desenvolvimento da inteligência humana.
Charles Darwin

De nada adianta você desenvolver um projeto maravilhoso e expor com argumentação consistente sua linha de raciocínio se não prestarem atenção em suas palavras. O resultado seria praticamente o mesmo caso você não tivesse se apresentado. Propostas, projetos e produtos precisam ser excelentes, mas, se quem estiver presente na reunião ficar alheio às suas palavras, o risco de fracasso é quase certo.

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Por isso, elabore bem seus argumentos, pense e repense nas objeções que poderia enfrentar, avalie a maneira mais adequada de afastar essas resistências, mas, acima de tudo, saiba como deverá agir para assegurar a concentração dos participantes da reunião.

Revele de maneira clara quais serão os benefícios

Não tenhamos ilusões. As pessoas só se concentram em uma apresentação se perceberem que terão certa vantagem. Logo no início da exposição, informe que sua mensagem proporcionará certa vantagem pessoal ou profissional. Antes de expor suas ideias analise bem o que os ouvintes ganharão com sua proposta e mostre a eles quais serão esses ganhos.

É importante que exponha as vantagens que as pessoas efetivamente desejam receber. Diante de um grupo conservador, que prefere segurança à rentabilidade, a promessa de altos lucros talvez faça com que se sintam desconfortáveis e intimidados. Da mesma maneira, se as pessoas tiverem perfil arrojado, pouco adiantaria falar só em segurança e cautela. Ou seja, não é o benefício que você julga importante, mas sim aquele que seja relevante para o público.

Crie expectativas

Os ouvintes acompanham com interesse uma apresentação se tiverem algum tipo de expectativa. Por isso, sempre que puder, prometa que mais à frente irá fazer alguma revelação relevante. Por exemplo, se o seu projeto poderá proporcionar aumento de produtividade ou de receita sem mexer na estrutura do departamento, informe que em seguida mostrará como esse resultado será conquistado.

Embora essa informação deva ser dada logo nos momentos iniciais, ela poderá ser repetida muitas outras vezes, desde que você perceba que o contexto é apropriado. Só tome o cuidado de fazer essa promessa usando palavras diferentes, assim, irá reforçar a mensagem inicial, sem se tornar repetitivo.

Dê espetáculo

Apenas o conteúdo não será suficiente para conquistar e manter a atenção dos ouvintes. Para ser atraente e interessante é fundamental que ele seja acompanhado de uma boa dose de espetáculo. É esse espetáculo, esse show que tornará a mensagem mais instigante. Em certas circunstâncias, o desempenho do orador chega a ser até mais sedutor que a própria mensagem.

Não é preciso fazer malabarismos para essa interpretação. Dependendo do contexto, serão suficientes gestos mais largos, semblante mais expressivo, alternância mais acentuada do volume da voz e da velocidade da fala, rápidas movimentações das pernas para frente e para trás (se estiver falando em pé), ou certa inclinação do tronco para a frente (se estiver falando sentado). Nada que chegue a violentar suas características pessoais de comunicação.

Quebre o foco de atenção viciado

Por mais interessado que seja o ouvinte, sua capacidade de concentração é sempre limitada. Como o pensamento é mais rápido que as palavras, em alguns minutos, mesmo que não queira, a preocupação com pendências faz com que o ouvinte viaje com seus pensamentos e se desligue da mensagem.

Se você estiver falando em pé, de vez em quando poderá se movimentar na frente do grupo, usar um visual atraente, interromper o que estiver dizendo para apresentar alguma novidade, como, por exemplo, uma pequena história interessante. Dessa forma, as pessoas voltarão à realidade e continuarão concentradas na sequência da exposição. Se estiver sentado, analise a possibilidade de se levantar de vez em quando para, por exemplo, apontar uma informação que esteja projetando.

São cuidados simples, mas que fazem toda a diferença entre o sucesso e fracasso de uma apresentação. Só o fato de saber que precisará se valer desses recursos para garantir a atenção dos ouvintes, e que, agindo assim, terá maiores possibilidades de ser bem-sucedido nas reuniões, já será meio caminho andado para se sair bem.

Superdicas da semana

• Prometa aos ouvintes os benefícios que eles desejam mesmo receber
• Aproveite todas as oportunidades para crias expectativas
• Dê o showzinho que for possível. Sem espetáculo, fica difícil prender a atenção
• Quebre o foco de atenção viciado para ter o pensamento dos ouvintes de volta

Livros de minha autoria que ajudam a refletir sobre esse tema: "29 Minutos para Falar Bem em Público", publicado pela Editora Sextante. "Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação", "Oratória para advogados", "Assim é que se Fala", "Conquistar e Influenciar para se Dar Bem com as Pessoas" e "Como Falar Corretamente e sem Inibições", publicados pela Editora Saraiva. "Oratória para líderes religiosos", publicado pela Editora Planeta.

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