Sistema unifica dados de empregados, reduz burocracia e aperta fiscalização

Todas as empresas que têm funcionários começarão a prestar informações da área trabalhista, ao governo federal, a partir de maio, por um único sistema, sem a necessidade de preencher várias declarações. É quando entrará em vigor o eSocial, ferramenta que unificará os dados e promete reduzir a burocracia e apertar a fiscalização, segundo especialistas.

A mudança será gradual. Por enquanto, o sistema está disponível apenas para empregadores domésticos. A partir de maio, estará aberto para produtor rural pessoa física. Empresas tributadas pelo lucro real passarão a utilizá-lo a partir de julho.

Empresas tributadas pelo lucro presumido, entidades imunes e isentas (como igrejas, partidos políticos, sindicatos e instituições sociais), optantes pelo Simples Nacional e MEI (Micro Empreendedor Individual) utilizarão o eSocial a partir de novembro. Órgãos públicos, a partir de janeiro de 2015.

Hoje, os empresários precisam registrar, em declarações separadas, o recolhimento de FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e da contribuição para o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), além de informações sobre folha de pagamento, bônus, hora extra, cartão de ponto e acidentes de trabalho.

O eSocial transporta para o ambiente digital obrigações que já são cumpridas pelos empresários, permitindo que um único sistema concentre o envio de todas as informações periódicas da área trabalhista. Atualmente, é preciso entrar em sistemas diferentes para prestar contas ou recolher imposto por guias de papel.

O objetivo é evitar fraudes e irregularidades no pagamento a empregados e no recolhimento de impostos, diminuindo a inadimplência e aumentando a arrecadação de tributos. Em caso de inconsistência nas informações enviadas, a empresa poderá ser notificada e punida com as multas previstas para cada caso.

“Os prazos são bem rígidos para cumprimento de obrigações e o cruzamento de dados será mais eficiente. Com certeza haverá redução de fraudes”, diz Ivo Nicoletti Junior, advogado trabalhista do escritório Pinhão e Koiffman Advogados. O projeto ainda está passando por adequações. 

A nova ferramenta também atinge companhias que trabalham apenas com prestadores de serviços. 

Hoje, o Fisco atua por meio de denúncias, visitas aleatórias por setor de atuação da empresa ou por região. A fiscalização é feita pessoalmente, por um funcionário que analisa todos os documentos impressos. Com o eSocial, a fiscalização integrará as obrigações tributárias, fiscais, previdenciárias e trabalhistas, e a análise dos dados será feita em tempo real. 

Com a adesão gradativa ao eSocial, documentos exigidos hoje devem deixar de existir, como a Rais (Relação Anual de Informações Sociais), a Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e os formulários do Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e da Cat (Comunicação de Acidente de Trabalho).

Empresas terão de mudar suas práticas

Segundo Nicoletti Junior, as empresas terão de mudar seus procedimentos internos para se adequar às novas exigências. Ele diz que existem muitas empresas que têm práticas inadequadas e nem sabem que estão erradas.

“Há, por exemplo, indústrias que colocam seus funcionários para fazer três ou quatro horas extras por dia em épocas de alta procura por seus produtos. Só que a lei trabalhista só permite duas. Ou seja, em vez de pagar horas extras, essa empresa terá de contratar funcionários temporários.”

Com o eSocial, haverá prazos específicos para o envio de informações, entre elas, as referentes à contratação de funcionário. Hoje, o novo empregado pode entregar seus documentos no dia em que começar no novo emprego. Com o sistema, a empresa deverá informar a contratação e os dados dele um dia antes de seu início.

O projeto ainda está passando por adaptações, mas uma cartilha disponibilizada no site ajuda a tirar dúvidas.

Os profissionais da área de recursos serão os principais usuários do eSocial, de acordo com Marcos Antonio Andrade, coordenador do departamento pessoal da Crowe Horwath Macro, empresa de auditoria e consultoria tributária.

Segundo o especialista, o ideal é que as empresas se informem desde já sobre as exigências do eSocial para que possam se preparar adequadamente. "Apesar de unificar o envio das informações, é um sistema complexo, que exigirá preparação dos profissionais que o utilizarão", diz Andrade.