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24/07/2009 - 08h34

Reuniões à distância: em tempos de pandemia, cresce o uso de videoconferência

SÃO PAULO - No Brasil, desde que os primeiros casos da gripe Influenza começaram a ser divulgados, o uso da videoconferência para realização de reuniões aumentou 5%, de acordo com a Polycom, que comercializa soluções voltadas a esse tipo de encontro à distância.

No México, primeiro foco da gripe suína, as vendas e soluções de videoconferência já aumentaram cerca de 10%.

Reuniões corporativas

Segundo o sócio da Tríade do Tempo, Christian Barbosa, pesquisas realizadas por sua empresa estimam que apenas um terço das reuniões é eficaz. O restante implica horas desperdiçadas e dinheiro perdido. Por isso, a tecnologia de videoconferência passou a ser vista como aliada na redução de custos e no aumento da eficácia corporativa das reuniões.

"Os benefícios para quem adota este recurso são inúmeros, mas, sem comportamentos adequados nos encontros virtuais, eles podem acabar nas mesmas estatísticas das reuniões presenciais", revela o especialista em produtividade pessoal.

Dicas para videoconferência

Para tornar as reuniões via vídeo eficazes, em primeiro lugar, é importante adotar uma tecnologia de alto desempenho, que garanta a qualidade de transmissão de imagens e voz. Além disso, como qualquer outro tipo de reunião, a videoconferência também passa por três fases: planejamento, ação e acompanhamento. A fase de planejamento na videoconferência merece destaque e atenção redobrada.

O planejamento acontece antes da reunião e define o que será discutido nela. Para ser rápido e focado, pode ser importante reduzir o número de objetivos da reunião. "É preciso esclarecer o que se espera da reunião. O objetivo principal deve ser dividido em tópicos, com tempo definido para a realização de cada um. Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes no dia da reunião".

Momentos antes da reunião

Previamente, verifique os equipamentos a serem utilizados e confira o funcionamento de câmeras e microfones. É viável também pensar em um plano B, caso aconteça algum problema de infraestrutura que atrapalhe o processo.

Depois, defina regras de conduta, para que a videoconferência ocorra conforme o planejado. É importante que cada ponto a ser tratado no encontro e o apontamento de boas práticas sejam passados logo no início.

Dessa forma, defina quem irá conduzir a reunião, posicione as pessoas que terão uma participação mais ativa no centro da mesa e próximos da câmera, o que ajuda na participação e colaboração dos menos participativos e evita feudos de reuniões paralelas. Faça um acordo, para não ocorrerem conversas paralelas.

Após a condução da reunião, chega o momento da sua finalização formal, que inclui o envio da ata da reunião e das atividades a serem executadas pós-reunião. "Não sou favorável a atas formais, apenas em reuniões que exigem tal protocolo. Um simples e-mail com o objetivo e os pontos que foram acertados já é mais que suficiente. O que deve ser reforçado são as atividades com datas de término e seus responsáveis claramente definidos", ressalta Barbosa.

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