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25/06/2010 - 16h03

Comunicação e transparência são chaves para o sucesso na hora de organizar um evento

SÃO PAULO – O Brasil tem muito a aprender com os organizadores sul-africanos, principalmente no que tange a comunicação entre os profissionais envolvidos nesta Copa do Mundo.

Isso porque gerir uma equipe organizadora requer concentração e coordenação efetiva do líder, para a obtenção de um resultado positivo. Uma empresa que tem como desafio a montagem de um acontecimento de grande porte precisa estar direcionada a um propósito comum: o sucesso.

“O sucesso de eventos está ligado à elasticidade e à plasticidade da equipe, que deve crescer ou se reduzir com consistência. Isso porque, se na fase de preparação inicial, apenas um pequeno núcleo coordena as ações, durante o evento, este núcleo se transforma em uma grande equipe, com muitas pessoas envolvidas nas mais diversas atividades, e, ao fim das competições, este número cai drasticamente”, afirma o consultor da DBM, Rubenvaldo Costa.

De acordo com Costa, é necessário que a coordenação estabeleça, a todo o momento, uma comunicação transparente com todos os envolvidos, de forma que o crescimento do projeto seja sustentável.

Aparando as arestas Costa sustenta que uma comunicação transparente começa pela definição da missão, visão e valores do evento. Deve haver um roteiro minucioso no qual fique claro o papel de cada um.

“Não é porque há uma data para acabar que estes pontos não devem ser definidos. Só com estas questões bem explicitadas é possível alinhar as expectativas dos indivíduos com os objetivos do evento. Isso proporciona uma maior dedicação dos profissionais envolvidos”, diz.

Todos os envolvidos no evento devem ter posições muito bem definidas, em qualquer fase do processo de organização. Os funcionários deverão encarar o trabalho como uma causa. Por outro lado, a coordenação do evento deverá auxiliar na identificação e solução de problemas, assim como emplacar a realização desse propósito.

“É importante que todos tenham a certeza de que fazem parte de uma experiência que vai gerar conhecimento e aprendizado, além, claro, de um importante networking para a carreira profissional”, afirma o consultor.

Por conta desses fatores, sempre é bom deixar claro o ciclo de vida do evento, que na maioria das vezes é bem curto. Nessa fase, os coordenadores têm de apresentar para os funcionários todos os caminhos referentes ao evento e esclarecer qual o aprendizado eles levarão e como devem usar isso na busca de projetos futuros ao qual se engajar.

Desafios Satisfazer o cliente final é o resultado de todo o processo acerca do projeto, por isso, todos os indivíduos relacionados ao trabalho são os verdadeiros viabilizadores deste sentimento. “Quem trabalha nestes projetos deve se sentir motivado a todo o momento”, ressalta o consultor.

Associado ao projeto de desenvolvimento e organização de eventos, Costa faz um comparativo destas orientações para dentro das próprias organizações.

“Hoje, é muito comum que as empresas trabalhem por projetos e é importante conviver com essa realidade. As organizações devem entender como motivar e estabelecer vínculos com os funcionários para que eles desempenhem suas funções e mostrem toda a sua capacidade dentro de um curto espaço de tempo”.
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