Como organizar uma convenção de empresas bem-sucedida

As redes de franquia costumam organizar convenções anuais com seus franqueados. Trata-se de um momento rico de integração e de alinhamento de objetivos e metas, além de ser uma oportunidade para reconhecimento e premiações daqueles que atingiram ou superaram os resultados.

As convenções são uma prática comum nas redes de franquia que podem –e devem– ser imitadas por outras empresas preocupadas em ter uma comunicação eficiente e motivadora com seus parceiros de negócios.

Entretanto, para que tudo corra da melhor maneira possível, é recomendável prestar atenção em alguns pontos. Veja oito aspectos essenciais:

1. Periodicidade do evento

É importante que os encontros aconteçam em um período pré-estabelecido. É comum que as convenções sejam realizadas uma vez por ano, permitindo assim uma frequência adequada de contatos entre todos os participantes.

2. Objetivos claros

A definição clara dos objetivos e dos resultados esperados da convenção ajuda de maneira efetiva toda equipe responsável pelo evento.

3. Tema da convenção

Estabelecer o tema da convenção, alinhado aos objetivos e resultados esperados, é uma excelente maneira de colocar todos os participantes em sintonia. No caso de franquias, isso serve tanto em relação ao franqueador e sua equipe, como para os franqueados ou os próprios fornecedores e parceiros. O tema pode ser, por exemplo, empreendedorismo, gestão de negócios, etc..

4. Equilíbrio conceitual, prático e motivacional

Um dos principais desafios de uma convenção é integrar toda a equipe no planejamento do evento. Mas, ao mesmo tempo, deve-se tomar bastante cuidado com enfoques das palestras extremamente abstratos ou teóricos –franqueados gostam de conteúdos com aspectos motivacionais.

5. Planejamento do evento

É importante planejar desde a comunicação para toda a rede até a definição do local ideal. Além disso, é preciso avaliar os deslocamentos de toda a rede, os custos previstos, a infraestrutura, os tempos de intervalo entre as atividades desempenhadas, almoço, coffee-breaks, etc.

6. Integração entre os participantes

Preveja qual é o tempo necessário para que haja a troca de experiências e informações entre todos os participantes, sendo essa uma parte bastante valorizada pelos franqueados.

7. Alinhamento das equipes responsáveis pelas apresentações

Fazer com que toda a equipe “fale a mesma língua” é essencial, sejam eles palestrantes externos ou da própria empresa ou entidade organizadora do evento, sejam fornecedores ou parceiros. A audiência deve ser respeitada, havendo por parte da entidade organizadora a busca incessante do alinhamento entre todos os que farão as suas apresentações. Todos devem se basear, de alguma maneira, no tema da convenção.

8. Criação de um ambiente de assimilação dos conceitos apresentados

Ter um ambiente agradável é necessário para que os participantes tenham uma percepção clara do bem-estar promovido pelas palestras motivacionais e também dos conteúdos práticos assimilados durante o evento, transmitindo a sensação de tempo bem investido.

De maneira geral, recomendamos também que, ao final da convenção, todos os participantes estejam imaginando, planejando e desejando a próxima convenção, e obviamente colocando em prática tudo o que foi acordado, aprendido e assimilado. 

Além disso, a entidade organizadora é responsável pela manutenção dos assuntos discutidos e definidos na convenção, para o sucesso de todos.