Ninguém aguenta reunião chata no trabalho; 10 passos para resolver isso

Você mal chegou na empresa e já vieram avisar que haverá reunião de equipe hoje. Foi a pior noticia do dia, já que você odeia reuniões, acha que será aquele blá-blá-blá e que nada será decidido.

Você não é o único a pensar assim. O incômodo com reuniões de trabalho é generalizado. “47% das pessoas acham que reuniões não dão em nada e 73% admitiram realizar outros trabalhos durante elas. Os profissionais dizem que perdem 31 horas por mês em reuniões improdutivas”, afirma André Miceli coordenador do MBA em Marketing Digital da Fundação Getúlio Vargas de São Paulo.

As reuniões mal dirigidas geram prejuízos para a empresa, por isso é importante fazê-las produtivas.

Atitudes simples podem melhorar tudo: divulgar a pauta, limitar o número de participantes, estabelecer a hora de começar e a de terminar, retirar os celulares, definir os responsáveis pelas ações, estabelecer as datas para as finalizações das atividades e fazer uma ata do que ocorreu.

“As reclamações sobre as reuniões recaem principalmente por acontecerem com muita frequência, por não estarem programadas com tempo suficiente ou por não serem executadas com excelência”, diz Jefferson Santana, professor do curso de administração da Faculdade Santa Marcelina de São Paulo.

Veja dez passos para melhorar suas reuniões, segundo Santana:

1) Analise se a reunião realmente é necessária: Com a facilidade e barateamento de ferramentas de comunicação, muitas reuniões poderiam ser substituídas por conversas em aplicativos ou dispositivos.

2) Peça dados com antecedência adequada: As pessoas precisam ter tempo para levantar informações que possam contribuir significativamente para a solução de problemas ou desenvolvimento de inovação.

3) Envie e/ou leia os dados: Os participantes da reunião devem receber e ler as informações sobre o tema com antecedência para que possam compreender o contexto do encontro.

5) Elabore uma pauta: O planejamento da reunião é importante para otimizar o tempo. É preciso ter uma sequência predefinida.

6) Convide os participantes corretos: Evite chamar pessoas que podem ser inexpressivas para a reunião. A participação dos profissionais deve estar relacionada aos seus papéis na tomada de decisão ou no desenvolvimento do encontro. Esse participante pode ser um facilitador, anotador, controlador do tempo, colaborador ou especialista.

7) Estabeleça um tempo: É importante ter consciência do custo do tempo dos profissionais envolvidos. Mantenha, se possível, as reuniões curtas, focadas e eficientes. Se todos os itens da pauta forem resolvidos antes do tempo definido, encerre a reunião.

8) Proporcione uma experiência de qualidade: Demonstre empatia prestando atenção a cada participante, escutando-os e anotando os pontos principais. Dê feedback se necessário. Evite comentários que desviem da pauta.

9) Crie um ambiente colaborativo: Dê a oportunidade para que todos se expressem com um tempo justo e permita o compartilhamento de novas ideias sem julgamento.

10) Encaminhe os resultados da reunião: O anotador tem o papel de escrever os pontos mais importantes da reunião de acordo com a pauta. Ele precisa descrever com clareza o que foi decidido e enviar para todos os participantes e interessados.