Quer economizar tempo e dinheiro? Pare de usar papéis e preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar. Fazendo isso, uma empresa pode economizar de 30% a 40%, em média, dizem especialistas.

Além disso, quanto mais processos manuais estiverem envolvidos, maior a chance de erro. Existem ferramentas digitais, como softwares e robôs, para executar determinadas tarefas.

Se você fizer o controle de estoque de forma manual, com cadastramento de 30 itens em uma planilha de excel, demora uns 30 minutos, em média. Usando um software de gestão, que importa dados diretamente da nota fiscal, esse tempo cai para menos de 1 minuto.

A pandemia do coronavírus praticamente obrigou as pequenas e médias empresas (PME) a adotarem a transformação digital para sobreviver. O objetivo é parar de fazer tarefas repetitivas, como emitir nota fiscal, dizem especialistas ouvidos pelo UOL. Você ganha tempo e ainda identifica gargalos e falhas.

Eliminar o burocrático e reduzir o tempo nas tomadas de decisão exige digitalização das pequenas empresas. Informação rápida, precisa e segura é fundamental para a competitividade e perenidade desses negócios.

Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP

Para que isso aconteça, diz Oliveira, é preciso usar ferramentas digitais em tarefas que antes eram realizadas por pessoas. Softwares de integração fiscal para contabilidade, por exemplo, emitem as guias de pagamento de forma automática, eliminando o acesso manual a cada cadastro e a impressão das guias.

Empresa analógica não sobrevive mais de 5 anos

Para o consultor do Sebrae-SP, a digitalização vai muito mais além do que uso de tecnologias e automações.

É uma mudança necessária para qualquer empresa que deseja se tornar ágil e estar preparada para mudanças constantes e rápidas do mercado atual, hoje muito dinâmico.
Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP

Ele afirma que, no atual cenário ser digital é quase uma questão de sobrevivência. "Arrisco dizer que empresas analógicas não sobrevivam por mais de cinco anos no mercado."

Com menos gente, pequena empresa tem de poupar tempo

Diferentemente das grandes companhias, as micro, pequenas e médias empresas em geral não têm departamentos por segmentos (finanças, jurídico, contabilidade etc.). As tarefas são feitas por um "faz-tudo" ou por um grupo pequeno, responsável por tocar o dia a dia do negócio.

Daí a importância de usar a tecnologia para poupar tempo, reduzindo custos e minimizando erros, para aumentar a produtividade, a eficiência e o lucro.

As empresas têm processos de gestão de recursos, logística, gerenciamento de projetos, suporte aos consumidores, vendas e análises. Isso vai da compra de insumos até a venda do produto e satisfação do cliente.

"Podemos encarar uma empresa como um grande somatório de processos internos e externos", diz Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios. E todos os processos de rotina podem ser digitalizados e automatizados.

Automação abandona papéis e libera pessoas

A digitalização é a otimização de um processo que antes era manual. Usa softwares e robôs.

O que antes era feito em papel, com formulários e arquivamentos físicos, passa a ser agilizado.

Há um fluxo digital. A informação pode ir passando de uma pessoa para outra, mas o tempo inteiro ela é rastreada e arquivada digitalmente
Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios

A partir do momento que é feito todo esse ciclo de digitalização, e nenhuma pessoa mais faz parte do processo, chega-se à automação.

A automação de processo é o último grau da digitalização, segundo Igreja. Ou seja, na automação, com uso de inteligência artificial, por exemplo, não há mais intervenção manual.

Isso acontece, por exemplo, no e-commerce: as pessoas compram pela internet 24 horas por dia, sem intervenção humana direta naquele momento.

Principais ferramentas

O mercado fornece várias ferramentas, e as mais procuradas são as que conseguem automatizar processos com custos e tempo menores e menos erros. Veja algumas delas:

ERP ("Enterprise Resource Planning")
É um sistema de gestão que permite acesso fácil e integrado aos dados de uma empresa. Avalia ações para cortar custos e aumentar produtividade. Substitui, por exemplo, a inclusão manual de informações sobre a fabricação de um produto em planilhas.
CRM ("Customer Relationship Management")
Indicado para vendas, marketing, comércio digital, atendimento ao cliente e suporte. Permite, por exemplo, a integração com os contatos do WhatsApp, fazendo o registro de todas as ações realizadas com o cliente. É uma das melhores formas de organizar o departamento de vendas e visualizar o caminho de vendas da empresa.
SCM ("Supply Chain Management")
Usado para compras, planejamento e execução da cadeia de suprimentos. Faz controle de estoque e dispara automaticamente a compra de algum dos itens, evitando a compra em excesso.
PPM ("Project and Portfolio Management")
Gerencia projetos e portfólio. Quando os projetos são analisados em conjunto, é possível mensurar o impacto na empresa como um todo.

Como escolher a melhor ferramenta?

Cada empresa tem uma realidade diferente e deve-se levar isso em consideração para qualquer tomada de decisão. Não há uma receita de bolo ou processo padrão
Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP

Segundo Oliveira, o que se deve fazer antes da contratação de um software é a verificação de quais atendem as necessidades da empresa.

"Em um primeiro momento, o ERP ajuda o gestor a administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar e automatizar os pedidos de compras, controle de estoque, gestão de documentos, certificações, medição da produtividade, rotinas contábeis, fiscais etc. Quanto menos ferramentas forem utilizadas para executar as tarefas, melhor. Isso aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva", afirma Oliveira.

Sem esse software, a empresa precisa lidar com planilhas excel gigantes e anotações em documentos manuais, com alto risco de erro nas tarefas.

Transformação digital terá R$ 466 bi até 2023

Esta é a estimativa de investimento que as empresas de todos os portes (bancos, indústrias, instituições públicas, hospitais) farão em tecnologias de transformação digital (como Segurança de Informação, Inteligência Artificial, Internet das Coisas, Big Data e Analytics, robótica, entre outras) até 2023. O levantamento foi feito pela Brasscom (Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação).

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Antes entenda como sua empresa faz as coisas

Melina Alves, CEO e fundadora da DUXcoworkers, consultoria focada em experiência do usuário, diz que, antes de a empresa contratar ferramentas tecnológicas, é preciso compreender e mapear as tarefas executadas. A partir daí, a empresa pode encontrar melhores soluções. Veja suas dicas a seguir:

Departamento administrativo/financeiro
É comum o gestor se preocupar apenas com o fluxo de caixa, e não ter uma visão estratégica maior. Vale investir em plataformas de gestão e controle financeiro que possibilitem essa visão mais geral.

Imagem: Shutterstock
Produção
Depende do que é produzido. Se forem bens de consumo, vale ter programas que padronizam e qualificam a produção, de forma a manter os produtos sempre nas mesmas medidas e tamanhos para ter uma relação de consumo melhor.

Imagem: Getty Images/iStockphoto
Vendas
O ideal é não depender exclusivamente do ponto de venda, mas diversificar os canais, ainda que haja um mais importante, e os demais sejam um diferencial. A ideia é sair da dependência física, criando contatos digitais (Facebook, Instagram, WhatsApp e outros marketplaces). Vale se posicionar na busca do Google, aparecer com dados no Google Maps, com informações bem básicas, como descrição das atividades, serviços e o telefone para contato e vendas.

Imagem: Freepik

Quais as vantagens da digitalização?

Para Arthur Igreja, gasta-se um tempo para digitalizar um processo. "Mas a partir disso se passa a economizar muito tempo, se ganha mais uniformidade, rastreabilidade de documentos, processos e informações."

Outra vantagem é a possibilidade de construir o "big data" (sistema para coletar dados), cujas informações serão depois analisadas e trabalhadas.

Eder Max de Oliveira, do Sebrae-SP, reforça que a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez aos procedimentos e nas tomadas de decisão. "A digitalização de processos pode unir os bancos de dados de todos os setores da empresa —contabilidade, RH, estoque, vendas e representantes regionais— em um sistema de informação comum, o que reduz o número de erros, evita falhas de comunicação e aumenta a velocidade de processamento de dados", declara.

Balaji Abbabatulla, diretor analista do Gartner, empresa de pesquisa e consultoria de negócios, destaca outros benefícios, como otimização do capital de giro e melhor previsão e visibilidade das demandas da empresa.

A digitalização proporciona ainda maior conformidade com as políticas de compras e redução de desperdícios por meio de uma melhor coordenação da cadeia de suprimentos
Balaji Abbabatulla, diretor analista do Gartner

Há redução de custo para a empresa?

Sandra Maura, formada em Ciência da Computação e especializada em Marketing, diz que a economia gerada pela digitalização e automação varia muito em decorrência do tamanho da empresa e de seu nível de maturidade de processos.

Em média, é possível atingir cerca de 30% a 40% de economia nos custos, segundo ela. "Quanto ao tempo, não existe uma média genérica, pois o ganho varia bastante conforme o tipo de processo, mas muitas atividades que levariam dias podem ser realizadas em minutos ou poucas horas", afirma Sandra Maura.

Para Arthur Igreja, no entanto, o custo não é necessariamente o ponto mais importante, mas o retorno sobre o investimento. "Muitas vezes o investimento para digitalizar é custoso, mas talvez ele se pague muito rapidamente", diz.

Por exemplo: para processar uma fatura manualmente, a conta que deve ser feita é: quanto tempo leva e qual o salário da pessoa envolvida na atividade versus o custo da ferramenta digital que está sendo contratada.

Para exemplificar, o consultor do Sebrae-SP fez um cálculo de processamento de fatura:

Salário de um auxiliar administrativo: R$ 1.344 (piso), com carga horária semanal de 44 horas.
Se ele processar uma fatura a cada meia hora, isso teria um custo de R$ 3,23 por fatura.
Se ele processa 10 faturas ao dia, o custo seria de R$ 32,30 por dia.
Um software ERP, com redução de tempo em cerca de 60%, em média, pode custar R$ 50 por mês.

Menos erros, menos trabalho refeito

Segundo Eder Max de Oliveira, refazer o trabalho é um dos problemas de pequenas e médias empresas seja por informações com erro ou falta de comunicação. "Quanto menos interação analógica, menor a quantidade de erros e, consequentemente, trabalhos refeitos", afirmou.

Um exemplo: usar a digitalização de processos pode diminuir o erro de cadastro do estoque. Através de um software, a empresa pode importar os dados da nota fiscal da matéria-prima adquirida e, de forma automática, alimentar seu estoque com os dados que constam na nota, eliminando em 100% os erros de digitação.

Sem o software ERP, cada nota tem que ser lançada individualmente na planilha de controle com os códigos de cada item, o que aumenta a chance de um lançamento errado. Imagina na hora da produção você descobrir que a matéria-prima consta na planilha, mas acabou no estoque, e isso não foi anotado?

Por onde começar e quais cuidados

Para Arthur Igreja, o início deve contemplar dois pontos: tarefas que têm muita repetição (como formulário de cadastro) e atividades chamadas de "low-hanging fruit", que são as coisas que estão razoavelmente fáceis de serem resolvidas (como arquivo físico e digitalização de documentos).

Eder Max de Oliveira diz que qualquer processo de digitalização e automação exige um período de transição e acompanhamento até que seja 100% aprovado.

Entre os cuidados a serem tomados estão:

Atender à legislação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) que será implementada em breve.
Usar criptografia de dados, para tornar as informações inacessíveis para qualquer pessoa não autorizada.
Contratar parceiros confiáveis para fornecer as tecnologias e a consultoria para a digitalização de seus processos.

Oliveira faz um alerta sobre a importância de mensurar os resultados. "Como saber se um processo está sendo eficiente sem os indicadores?"

Conhecer o fluxo do trabalho é outro passo importante. "É preciso mapear cada pequena tarefa. Muitas vezes, o mapeamento pode ser superficial ou com vista grossa. Isso acaba gerando falhas", afirmou Igreja.

Para Melina Alves, "digitalizar por digitalizar não faz sentido". Portanto, é preciso antes se preparar para esse processo.

A digitalização é um passo a passo, que vai se adequando a ferramentas cada vez mais complexas à medida que as pessoas vão aperfeiçoando seu trabalho com uso destes sistemas dentro da operação

Melina Alves, fundadora e CEO da DUXcoworkers

Quando a empresa colhe os resultados?

O aumento da produtividade é um dos principais benefícios da digitalização e automação.

"A boa implantação desse processo pode ser um grande poupador de gastos desnecessários e perdas no processo produtivo, aumentando a competitividade e auxiliando na perenidade da empresa, uma vez que se torna mais ágil e adaptável às constantes mudanças do mercado", declara Eder Max de Oliveira, do Sebrae-SP.

Arthur Igreja diz, no entanto, que os resultados da transformação digital da empresa podem não ser colhidos em pouco tempo. Segundo ele, no curto prazo depois da implementação não se tem essa garantia de aumento de eficiência e redução de custo.

Mais digital, menos custos

ERP ("Enterprise Resource Planning")

CRM ("Customer Relationship Management")

SCM ("Supply Chain Management")

PPM ("Project and Portfolio Management")

Departamento administrativo/financeiro

Produção

Vendas

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