Quando a pandemia chegou, não pegou totalmente desprevenido o empreendedor Vagner Simões, 46, dono de seis unidades da Casa de Bolos, em São Paulo.

"Por orientação da franqueadora, sempre investi uma parte do faturamento em aplicações de curto prazo, que permitem resgate rápido. Esse foi o meu maior acerto em termos do gerenciamento do fluxo de caixa", declara.

Folha de ponto manual e controle no Excel

Com um quadro composto por 40 funcionários, porém, o empresário ainda usava um relógio de ponto cartográfico, que registra horário de entrada e saída dos funcionários em um cartão de cartolina, com controle feito em uma planilha de Excel.

Simões decidiu implantar um sistema de automatização de fechamento da folha de ponto. O software de gerenciamento é 100% online, salvo na nuvem. "Agora, temos o relógio de ponto por biometria, no qual o funcionário precisa colocar sua digital, e os dados são armazenados automaticamente."

Menos fraudes e erros, com redução de custos

O empreendedor viu a margem de erros e fraudes despencar em 90%. "Em relação às fraudes, com o ponto por biometria, conseguimos evitar que um funcionário registre a entrada ou saída, a pedido de um colega, por exemplo", diz.

Agora, o RH pode consultar os funcionários que chegaram atrasados, faltaram ou saíram antes do horário para eventual desconto no pagamento. O funcionário tem acesso ao sistema por um aplicativo no celular, em que pode acompanhar as horas trabalhadas e anexar atestados médicos ou declarações de horas ausentes, por exemplo.

"Também reduzimos as despesas com papelaria. Os holerites podem ser consultados numa plataforma digital", afirmou Simões. A redução dos custos administrativos foi de 40%.

A Cuidare, rede de cuidadores de pessoas, com sede em Natal (RN), diz que sempre cuidou bem de seu planejamento e controlava o fluxo de caixa, mas não estava preparada para uma situação tão adversa como a atual.

"Essa expertise não contemplava o enfrentamento de uma pandemia ou um período de drástico encolhimento econômico e redução de crédito como ocorreu. Isso fez com que a empresa precisasse rever sua estratégia de negócio para se adequar ao novo momento e transmitir esse entendimento para seus franqueados suportarem melhor o período de dificuldade", afirmou Vladimir Barros, diretor administrativo da rede.

Sistema novo para ajudar franqueados na gestão

A rede, que tem 74 unidades e 300 funcionários, implantou durante a pandemia um software de gestão para ajudar os franqueados a gerenciarem melhor suas unidades. Uma das principais mudanças foi a troca do sistema de ponto dos funcionários.

"Antes, todos os registros de ponto eram feitos em papel impresso, anotados a lápis ou caneta. Esse processo anterior, além de moroso e do qual se exigia o envio do material original para a matriz, também era frágil em relação à segurança de suas informações, pois era passível de rasura, de alterações de horários ou mesmo do extravio do papel impresso", afirmou Barros.

Esse modelo foi substituído pela batida de ponto online, via celular do funcionário. O sistema conta com geolocalização, que garante que o profissional está no local onde deve realizar sua atividade.

Com 69 das 75 lojas da Mr. Cheney dentro de shoppings centers, o empresário Lindoldo Paiva precisou se reinventar na pandemia para transformar sua operação física em digital e permitir que os franqueados continuassem faturando. A Mr. Cheney é uma rede de franquias de cookies, fundada no Brasil em 2005.

"A rede já tinha um contrato com o iFood, mas, com a pandemia, vimos o nosso faturamento despencar devido ao fechamento das lojas. Então, enxergamos uma oportunidade de digitalizar nossos serviços: expandimos para as demais plataformas de delivery e investimos no e-commerce próprio em tempo recorde de um mês", declarou Paiva.

Inicialmente, apenas quatro lojas estão operando com vendas online, mas a previsão é que todas as unidades estejam no marketplace da empresa ainda em agosto. A empresa também deve lançar um aplicativo próprio de delivery.

A rede começou antes da pandemia a digitalizar os processos internos de gestão, o que ajudou nesse momento de crise. Adotou, por exemplo, um software que unificou todos os sistemas de auditoria de franqueados, projetos, expansão, repositório de arquivos, comunicados e treinamentos. O software reduziu em 50% os custos administrativos da rede.