Houve um tempo em que as empresas encadernavam as notas fiscais e as arquivavam em pastas suspensas tipo fichário ou, ainda, guardavam os documentos contábeis nas famosas caixas-boxes, organizados mês a mês. Essa prática hoje é quase inexistente. A digitalização e a automação dos processos dentro de uma empresa impactaram também o seu departamento contábil.

"Os sistemas integrados de gestão empresarial, os chamados ERP [Enterprise Resource Planning], são uma realidade na rotina das grandes empresas e multinacionais há mais de dez anos. Mas na maioria das pequenas e médias empresas, essas mudanças começaram a acontecer nos últimos cinco anos", afirmou Ludmila da Silva Hastenreiter, especialista em contabilidade e gestão financeira para microempresas e fundadora e diretora-executiva da Empoderamento Contábil.

Ludmila diz que a principal característica desses softwares é integrar as áreas, ou seja, permitir que elas conversem entre si dentro do sistema, o que simplifica as análises que são realizadas e agiliza a rotina de trabalho, gerando, assim, mais economia e lucro.

O Certificado Digital é uma assinatura eletrônica, que, por meio de criptografia, confirma a identidade tanto de uma pessoa física quanto de uma empresa.

Arthur Igreja explica que, antes da digitalização, para se ter autenticidade de garantia de um documento, todas as partes tinham que ir até um cartório, ter incontáveis vias assinadas e registradas, bem como a presença física das pessoas, o que gerava grandes atrasos.

Marcelo Rabelo Henrique dá um exemplo da vantagem do certificado digital: "No final da década de 1990, as filas para atendimentos na Receita Federal eram enormes. Hoje, tudo é resolvido com o certificado digital. Naquele tempo, a empresa de contabilidade precisava enviar o office-boy para passar a noite ou chegar de madrugada para conseguir uma senha de atendimento. Agora muitas coisas são resolvidas de forma eletrônica pelo certificado digital", afirmou.

Ou seja, o certificado permite que processos burocráticos que antes precisavam ser realizados pessoalmente, em órgãos como Receita Federal, prefeituras etc., possam ser concluídos de forma online do computador da empresa, e que contratos e outros documentos corporativos sejam assinados.

"O ganho depende muito da escala. Para uma empresa que tem que celebrar um contrato por mês, a economia é do tempo de deslocamento, da fila do cartório. Agora, para uma companhia com um volume grande, o ganho é exponencial, em que é possível autenticar documentos de qualquer lugar do mundo a qualquer horário. É até difícil comparar, pois com uma simples assinatura digital o assunto é resolvido em comparação com um cenário arcaico que existia anteriormente", declarou Igreja.

Segundo Ludmila da Silva Hastenreiter, a estimativa é que, com o uso do certificado digital, uma empresa de pequeno porte tenha uma economia com gastos cartoriais, deslocamento às repartições públicas, cópia e impressão de documento, de cerca de R$ 5.000 por mês.

"Apesar de ser um serviço pago, o certificado digital reduz os gastos com cartórios para reconhecer firma e autenticar documentos e otimiza todo o processo", afirmou Ludmila.