Empresa vai demitir ou cortar benefícios? 10 dicas para dar notícias ruins

A vida profissional não é feita apenas de bons momentos. Demissões, redução de benefícios, corte de bônus são más notícias que ninguém gosta de dar. E, em momentos de crise econômica, a frequência delas aumenta.

Tão importante quanto o conteúdo é a forma como isso vai ser dito, para garantir que a mensagem seja entendida e preservando ao máximo o ouvinte, além da própria empresa.

A La Gracia, consultoria de comunicação corporativa, listou dez dicas para dar uma notícia ruim.

1 - Prepare o ambiente

A notícia deve ser passada pessoalmente, em uma sala acolhedora e livre de interrupções, para que haja discrição, privacidade e conforto. Assim, o funcionário poderá expressar seus sentimentos e percepções, após saber da notícia.

Se a decisão afeta a todos da empresa, ela deve ser passada aos líderes, para que eles transmitam para sua equipe, em reuniões menores.

2 - Escolha bem o porta-voz

Notícias ruins são mais bem recebidas quando passadas por alguém que tenha proximidade ou afinidade com o ouvinte.

O porta-voz deve transmitir tranquilidade, fazendo contato visual, com uma expressão neutra, tom de voz suave e linguagem sincera.

Opiniões pessoais devem ser evitadas, para que a mensagem seja única, independentemente de quem a passa.

3 - Prepare o ouvinte

Antes da reunião, deixe claro a importância da conversa, preparando as pessoas para receber a notícia.

Conte o que aconteceu aos poucos. Antes de preparar o discurso, questione-se:

• O que aconteceu?
• O que a empresa teve de enfrentar?
• O que aconteceu com o mercado?

4 - Justifique a decisão

Antes de falar a decisão que foi tomada, mostre as outras soluções que foram cogitadas. Muitas vezes, elas poderiam ser piores para as pessoas ou para a empresa. Isso ajuda a comprovar que a decisão final é a melhor.

5 - Comprove com fatos

Pesquisas, matérias da imprensa e outros dados concretos podem ajudar o ouvinte a entender a situação.

6 - Mostre preocupação com o futuro

Reconheça que há um problema e garanta que a empresa fará o possível para resolvê-lo.

Aponte:

• Quais são os próximos passos
• Já existe alguma ação sendo realizada para mudar a situação?
• Conhece algum caso de outra empresa que enfrentou algo parecido e venceu o desafio? Como fez isso?

7 - Garanta que todos entenderam a informação

Planeje e organize o que vai ser dito. Elimine termos muito complexos ou técnicos. Troque por frases e palavras mais simples, do uso cotidiano das pessoas. Se for realmente necessário usar termos técnicos, contextualize para que o ouvinte entenda o significado.

Caso o assunto seja muito complexo, ilustre com metáforas ou exemplos palpáveis.

8 - Tire dúvidas

Reserve um tempo para ouvir dúvidas, sugestões e até reclamações.

Ao terminar o discurso, entregue impresso ou por e-mail um resumo do que foi dito e deixe o contato de um responsável que pode tirar dúvidas.

9 - Planeje e prepare

Idealmente, a conversa deve ter essas etapas:

• Cenário e problemas que a empresa precisou enfrentar
• As possibilidades de solução que existiam
• Decisão final
• Próximos passos para um futuro melhor
• Perguntas do ouvinte e as respostas

Com isso em mente, escreva o discurso e o estude. É possível se filmar fazendo a apresentação, para treinar.

Pense em todas as objeções que possam surgir e se prepare para responder. Não as levante durante a conversa, mas, fazendo isso, não será pego de surpresa caso elas apareçam.

10 - Coloque-se no lugar do outro

A cada informação que for usar no discurso, pergunte-se:

• O que essa ideia vai causar nas pessoas?
• Como posso deixar claro que eu as entendo?
• Como tornar palpável a preocupação da empresa?

O material completo pode ser visto em um e-book desenvolvido pela La Gracia, no link: http://zip.net/bmssKK.