Quer ser mais produtivo? Confira 6 truques simples

Seja no trabalho ou fora dele, saber lidar com o próprio tempo é sempre importante para qualquer pessoa no mundo: sem organização, poucas coisas saem do papel.

Para Travis Bradberry, co-autor de "Inteligência Emocional 2.0" e presidente da TalentSmart, empresa de treinamento, “não há maneira melhor de chegar às suas metas do que encontrar formas e fazer mais com seu tempo precioso”.

Em um artigo escrito para o site Entrepreneur, ele lista alguns dos truques que aprendeu para conseguir aproveitar melhor as 24 horas do dia, que costumam parecer tão pouco tempo para a maioria das pessoas.

1 - Nunca mexa duas vezes nas coisas

Bradberry é radical: nunca pause uma tarefa, porque mexer em algo duas vezes é pura perda de tempo. Deixar para depois tarefas como responder um e-mail ou fazer uma ligação é um erro: se algo chega até você, é necessário lidar com isso, delegar ou descartar – imediatamente.

2 - Faça o trabalho sujo

Para cumprir o primeiro item, será necessário, às vezes, fazer coisas que ninguém gosta de fazer. O trabalho “sujo” é tão importante como qualquer outro, e passar o dia adiando é ainda pior do que realizá-lo.

Ao terminar uma tarefa enfadonha, você terá tempo para colocar em prática as ideias e tarefas que prefere.

3 - Lute contra o urgente

O especialista chama de “tirania do urgente” aquela gama de pequenas coisas que precisam ser feitas imediatamente e acabam atrapalhando trabalhos importantes. Essas urgências, segundo ele, costumam ser pouco impactantes, transformando-se em problemas.

Para ele, a chave é delegar estas pequenas tarefas; ou eliminá-las, para não acabar passando muito tempo sem lidar com o que realmente importa.

4 - Diga não

“'Não' é uma palavra poderosa que você vai precisar dizer”, afirma Bradberry. “Evite frases como ‘acho que não consigo’ ou ‘não tenho certeza’” se for o momento de dizer não. Usar estas frases também prejudica o compromisso com as coisas mais importantes que já existem. Dificuldades em dizer "não" podem gerar estresse e até depressão.

5. Tenha momentos certos para checar e-mails

Faz parte do princípio de que nada deve tomar sua atenção mais de uma vez. Se o e-mail for uma interrupção constante, o trabalho sai prejudicado.

Escolha momentos esporádicos para olhar sua caixa de entrada e faça uso de ferramentas que priorizem os e-mails mais importantes, além de alertas para pessoas e mensagens específicas. “Você pode até usar uma resposta automática que avise as pessoas que sua caixa de entrada será vista novamente depois”.

6. Evite fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo

O "multitasking" pode ser prejudicial ao sistema de produtividade estabelecido nesta lista, segundo o especialista.

Ele afirma que o cérebro humano só consegue realmente focar em uma coisa de cada vez. Considerando que as tarefas pequenas e urgentes foram eliminadas ou delegadas, é preciso focar em todas as que você, de fato, for realizar. “Não tocar em nada duas vezes significa tocar em uma de cada vez”.