Como incentivar os funcionários a seguir os processos da empresa

Em 2015, o foco das empresas deve estar no aumento da produtividade. E uma das melhores maneiras de tornar os funcionários mais produtivos é incentivá-los a seguir os processos da empresa rigorosamente, deixando menos espaço para erros e retrabalhos.

Por isso, é muito importante que os processos e manuais estejam catalogados de forma atrativa. De nada adianta ter guias completos e bem formatados se os integrantes da sua rede não fizerem uso das informações ali contidas. E fazer com que os manuais sejam conhecidos e utilizados por todos é um desafio comum enfrentado pelas redes em geral.

Veja o que sua empresa pode fazer para tornar os manuais mais atrativos para os funcionários:

1. Opte por um formato agradável

Em vez de fazer um manual “pesado”, somente com texto, é melhor confeccionar os manuais em Power Point, ou diagramá-los, em forma de guia de consulta, contendo informações objetivas, figuras e tabelas ilustrativas.

Se possível, coloque os manuais em uma intranet, com funções de navegação e busca para agilizar o acesso à informação necessária, sempre tomando as devidas medidas de segurança da informação, com níveis de acesso via senha.

2. Valorize o material

Ao entregar os manuais a um novo integrante da rede, não o faça como uma simples etapa burocrática do processo. Realize a entrega de forma a valorizar o conteúdo dos manuais, explicando que eles materializam o conhecimento catalogado da operação e que trazem a experiência da empresa e as melhores práticas que aumentam as chances de sucesso do negócio.

3. Facilite o acesso

Se os manuais estiverem impressos, tenha certeza de que todas as unidades dispõem do conteúdo atualizado. Mas caso estejam em formato eletrônico ou na intranet, garanta que todas as unidades mantenham seus computadores funcionando e que cada colaborador tenha acesso ao conteúdo que necessita conhecer.

4. Use os manuais como material de capacitação

Cada vez que um novo integrante aderir à rede, utilize os manuais como conteúdo-base do treinamento inicial. Sempre que houver capacitações recorrentes, também é recomendável utilizar os manuais como material de treinamento.

5. Utilize-os também durante o suporte de campo (caso haja suporte)

Durante as visitas do consultor de campo, é importante utilizar os manuais quando for apontar itens não conformes com os padrões. Em vez de o consultor simplesmente apontar os erros e dizer como é a forma correta, é mais rico diagnosticar as falhas e “perguntar” ao gestor e sua equipe qual a forma correta.

Se eles não souberem, o consultor de campo deve solicitar que eles procurem no manual (que deve ter um índice que facilite o acesso à informação). Desta maneira a retenção do conhecimento é maior porque os colaboradores foram atrás da informação, e não simplesmente receberam a resposta de “mão beijada”.

6. Use os manuais para responder dúvidas em geral

Sempre que um integrante da rede entrar em contato com uma dúvida cuja resposta está no manual, faça junto com o solicitante a consulta ao manual antes de dar a resposta, e peça para ele proceder desta forma nas próximas dúvidas.

Ou seja, oriente-o a consultar antes de perguntar. Desta forma, ele aprende a consultar os manuais. E da próxima vez que surgir uma dúvida, é provável que ele consulte antes de fazer o contato direto com a central da rede.

7. Crie programas de incentivo ao uso dos manuais

É possível fazer ações de incentivo ao uso dos manuais para engajar os integrantes da rede na sua utilização. Pode-se disparar, por exemplo, uma pergunta relativa à operação para toda a base de franqueados, (lembrando-os ou não que a resposta encontra-se nos manuais) e premiar os cincos primeiros a responder corretamente.

Estas perguntas devem ser relativas às questões em que os integrantes da rede apresentam mais dificuldades. Assim, além de orientar a rede, estas ações estimulam as consultas aos manuais.

Entretanto, cabe lembrar que estas ações devem ser utilizadas moderadamente, pois atuar dentro dos padrões é algo que já se espera dos integrantes da rede. Portanto, eles não devem ser demasiadamente premiados por cumprir as tarefas como já deveriam.