Veja como fazer escrituração de despesas de profissionais autônomos

Os profissionais autônomos podem deduzir de sua receita as despesas que tiveram para manter seu negócio e desde que esteja relacionado com sua atividade. Para isso, é preciso que tudo esteja registrado no livro-caixa  e comprovado com documentação hábil.

Sendo assim, médicos, dentistas, engenheiros ou encanadores, desde que atuem como pessoa física autônoma, podem fazer livro-caixa e deduzir despesas para diminuir o valor do imposto devido.

Segundo a Receita Federal, entram nesses casos contribuintes pessoas físicas que tiverem rendimentos do trabalho não assalariado, titulares dos serviços notariais e de registro e os leiloeiros.

A legislação do Imposto de Renda admite deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as seguintes despesas:

a)    a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;
b)    os emolumentos pagos a terceiros, assim consideradas as retribuições pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais;
c)    as despesas de custeio pagas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora (água, luz, aluguel etc).

São exemplos de despesas aceitas pelo fisco o aluguel do escritório em que atua, contas de água e luz, salário da recepcionista, incluindo os encargos sociais, a contratação de outros empregados e outras despesas necessárias para o desenvolvimento da atividade.

No entanto, não podem ser deduzidos do livro-caixa, despesas como a depreciação de equipamentos ou com locomoção e transporte. A legislação impede a dedução nos seguintes casos:

a)    quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos;
b)    despesas de arrendamento mercantil (leasing);
c)    despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo e de despesas de transporte para o comparecimento em eventos científicos (congressos, seminários etc.) nas condições informadas neste texto;
d)    dispêndios que têm a natureza de aplicação de capital em bens (ainda que necessários ao desempenho da atividade profissional ou à manutenção da fonte produtora) cuja vida útil ultrapasse o período de um ano;
e)    gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte.

Como fazer?

A escrituração do livro-caixa deve ser individualizada por receita e despesa, em ordem cronológica de dia, mês e ano, não devendo conter rasuras, emendas ou borrões. O livro não precisa ser registrado, porém deve conter termo de abertura e encerramento e escriturado até a data prevista para a entrega tempestiva da declaração de rendimentos do correspondente ano-calendário.

O contribuinte deve também guardar, à disposição do fisco, durante cinco anos, os documentos escriturados no livro-caixa. O prazo é contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquela em que o lançamento poderia ser feito.

Se ocorrer apenas o extravio desse livro o contribuinte deve providenciar a escrituração de outro, no qual deverá constar uma observação esclarecendo que será usado em substituição ao extraviado e deverão ser reconstituídos os lançamentos efetuados no referido ano-base.

Porém, se ocorrer o extravio do livro e dos documentos comprobatórios dos lançamentos efetuados, o contribuinte fica impedido de deduzir suas despesas.