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Como interromper reuniões telefônicas com inteligência

Conferências telefônicas podem ser algo complicado. Há desde o sujeito que vai ao banheiro e esquece de apertar o botão "mudo" ao dar descarga, até a turma que chega atrasada e faz perguntas que já foram respondidas. Isso sem falar nos usuários que "somem" por causa de problemas no sistema.

Mas o maior desafio das teleconferências talvez seja conseguir tomar a palavra, sem a ajuda da linguagem corporal possível nos encontros presenciais, por exemplo. Com tantas vozes brigando para serem ouvidas, interromper acaba sendo inevitável. Mas como fazê-lo sem ser rude?

Sylvain Barrette, franco-canadense que trabalha com o gerenciamento de ativos em Frankfurt, na Alemanha, adapta seu estilo à cultura local e diz que não há mesmo como escapar das interrupções.

Mas ele desenvolveu técnicas para facilitar a missão. Por exemplo, Barrette diz que é mais fácil interromper pessoas francesas do que alemãs, pelo fato de que, nas suas palavras, os franceses estão "mais acostumados com um condução caótica de uma reunião".

"Os franceses falam ao mesmo tempo, é muito mais comum para nós interrompermos uns aos outros. Já com os alemães, é necessário esperar pelo verbo no final da frase. É muito rude interromper um alemão, especialmente em alemão", conta Barrette.

Interrompa com motivo

Richie Frieman, responsável pelo blog "Modern Manners Guy" e autor do livro Responder a Todos - E Outras Maneiras de Afundar Sua Carreira, recomenda que jamais se interrompa alguém sem uma boa razão. A lista de razões inclui direcionar pessoas a tomar decisões, enumerar os próximos passos ou mover alguns tópicos para reuniões futuras.

Antes, porém, teste a água para encontrar a melhor maneira de interromper pessoas de diferentes culturas e níveis hierárquicos. A melhor maneira de fazer isso é escutando e entendendo como pessoas que já estão acostumadas com determinado grupo fazem para tomar a palavra.

Outra forma é buscando conselhos com pessoas que conheçam aquela cultura de trabalho.

Não aponte o dedo

Quando interromper uma conversa, você assume a palavra, segundo Frieman, portanto evite apartes anticlimáticos. "É melhor trazer algo substancial para a mesa. Não dá para ser 'eu concordo com fulano'. É melhor que a interrupção seja construtiva", assinala.

Isso é difícil de fazer quando alguém está se alongando e se repetindo do outro lado da linha. Mas Frieman recomenda uma interrupção gentil, em que se agradece ao interlocutor sem se demorar na picuinha de quanto progresso foi feito ao longo da exposição alheia. Frieman recomenda então mudar rapidamente de assunto para evitar uma réplica.

Seja claro e conciso

Katharina Barta, designer da empresa alemã BASF, comandou um projeto global que planejava seis eventos ao redor do mundo. Ela disse ter passado boa parte de seu tempo em conferências telefônicas, muitas vezes com sessões começando às 6h e terminando apenas às 20h.

Interromper os outros era parte integral da missão. Ela conta que frequentemente "cortava o papo" quando achava que os debates estavam se estendendo demais. "Às vezes você precisa intervir. É a única maneira de evitar que a conferência fuja demais da agenda", explica Barta.

É muito mais difícil fazer isso pelo telefone, sem poder levantar a mão ou se debruçar para frente. "O atraso na ligação torna as coisas ainda mais complicadas. Em conferência telefônica, você precisa ser mais assertivo do que em reuniões mais tradicionais."

Exponha as regras

Mas se você acha que as pessoas não aguentam suas interrupções, uma maneira de acalmar os ânimos é explicar desde o início que você irá interromper o interlocutor para manter a pauta da reunião.

"Eu sugiro que a gente também possa discutir determinado assunto em outra oportunidade", diz Barta.

"Essas regras ajudam as pessoas a ter uma ideia melhor de quais comportamentos são mais bem-vindos e quais não são. E as pessoas também se sentem mais seguras na conversa."

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