Veja 8 dicas para fazer reuniões produtivas na sua empresa

Um dos vícios do mundo corporativo que você deve evitar em sua empresa é o excesso de reuniões. Fazer reuniões é necessário no mundo dos negócios, pois são encontros organizados com o intuito de se discutir assuntos com pessoas envolvidas em determinado processo e tomar decisões.

O problema ocorre quando as reuniões são feitas para discutir todo e qualquer assunto e não tem um objetivo claro a ser atingido. Isso leva à perda de tempo de todos, burocracia em excesso e a descrença nos resultados da reunião.

Normalmente as reuniões são de até uma hora, têm um preâmbulo, depois o tópico principal é discutido e os participantes discorrem sobre o tema com suas opiniões, até se chegar a uma conclusão.

Reuniões produtivas podem ser feitas até em 30 minutos ou menos, mas para isso todos os envolvidos devem ser objetivos e não buscar um motivo para tratar de outros assuntos alheios ao tópico da reunião.

As reuniões se tornam produtivas quando algumas premissas são seguidas. Em sua próxima reunião, procure aplicar alguns dos oito princípios aqui apresentados e tire suas próprias conclusões.

• Defina um horário para o início e o fim da reunião
• Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final
• Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante
• Evite reuniões com mais de seis pessoas. O processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas
• Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco
• Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião
• Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo
• Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc.