Na hora do corte, será que você sabe como demitir? Aprenda o passo a passo

A demissão faz parte do jogo corporativo. Da mesma forma que todo profissional pode ser contratado, permanecer no cargo e até ser promovido, uma demissão pode acontecer com qualquer pessoa a qualquer momento.

A demissão não necessariamente acontece somente quando a empresa passa por momentos de crise. Também nem sempre representa algo ruim. Vejo e acompanho inúmeros profissionais cuja demissão foi o empurrão necessário para crescer na vida --mas isso é tema para outro artigo.

Hoje quero falar com aquele que tem a responsabilidade de informar o profissional sobre seu desligamento. Quais são os cuidados que o líder deve tomar para que o processo de demissão seja menos traumático, tanto para quem conduz, quanto para quem recebe a notícia?

Missão é do líder; RH deve orientar

Demitir alguém não é algo agradável a se fazer e são raras as empresas que ensinam os líderes a conduzir esse processo. Resultado: despreparado, o líder fala o que não deveria e o demitido se sente desrespeitado, o que pode gerar até uma ação trabalhista.

A demissão deve ser conduzida pelo chefe direto do profissional, não por alguém do RH. A área de recursos humanos é fundamental para apoiar e munir o chefe de todas as informações necessárias para que a demissão seja feita de forma adequada e correta, mas quem é o responsável por conduzi-la é o líder. Afinal de contas, foi ele que decidiu pela contratação daquele profissional, cobrou metas todos os dias, deu feedback sobre o trabalho e conviveu todo aquele período na empresa. Faz parte da atribuição de qualquer cargo de liderança.

Por onde passo, muitos líderes dizem que "não gostam" de demitir e, por isso, deixam a tarefa árdua para área de recursos humanos. É o pior erro que um líder pode cometer em sua carreira, pois demonstra desrespeito com o demitido. Na minha opinião, se não é capaz de lidar com essa situação delicada, deveria liberar o cargo, pois não está preparado para o exercício da liderança.

A demissão não deve ser a primeira alternativa. Ofereça um prazo para a pessoa se redimir e avise que ela estará num período de "correção". Se, após esse período de ajuste, a decisão tomada for pelo desligamento, segue abaixo o passo a passo da demissão que o líder deverá seguir e os cuidados a tomar na hora do corte:

Passo a passo para a demissão

1. Política da empresa: A empresa deve construir uma política clara para as demissões para evitar situações arbitrárias. O processo da demissão deve ser planejado detalhadamente. Neste ponto, o suporte da área de RH é fundamental.
2. Planejamento conjunto: Nunca tome medidas precipitadas antes da demissão oficial, como cortar acesso à empresa via crachá ou retirar o usuário do sistema interno da intranet. Aja em conjunto com o RH, definindo a data exata para conduzir a demissão. A folha de pagamento da sua empresa tem data certa para fechar o ponto; conduzir a demissão em data diferente da informada pelo RH pode resultar em encargos extras desnecessários para a empresa.
3. Confidencialidade: Evite excesso de confiança e não deixe a informação vazar. Faça um back-up de todos os arquivos do funcionário antes de comunicar a demissão. Isto é procedimento de segurança do patrimônio intelectual da organização.
4. Olho no olho: Nunca comunique a demissão por telefone, SMS, WhatsApp, "listas" ou até telegramas. A demissão deve acontecer olho no olho, assim como ocorre a admissão.
5. Reunião curta: Convoque o demitido para uma reunião curta, de cerca de 10 minutos. Trata-se de uma reunião informativa, não de negociação. O momento de discutir, negociar e acordar novos comportamentos já aconteceu quando o líder deu feedback sobre o trabalho. Agora, é só o momento de comunicar o que foi decidido.
6. Segunda-feira de manhã: Dê a notícia na parte da manhã e, de preferência, numa segunda-feira. Muitas demissões acontecem na sexta-feira e na parte da tarde. O dia da demissão será chato mesmo, independentemente do dia da semana. Se for na segunda-feira, o demitido pode imediatamente sacudir a poeira e tentar reverter a situação; se for na sexta, terá que esperar e ficar "sofrendo" o final de semana inteiro. E por que de manhã? Porque considero uma sacanagem deixar o profissional trabalhando o dia todo e demiti-lo ao final do dia. Fale logo cedo.
7. Contas: Tenha sempre em mãos todos os cálculos necessários para informar ao demitido. O primeiro pensamento que vem à mente do demitido é saber de quanto será seu fôlego financeiro. O RH poderá fornecer todas as informações referentes a banco de horas, férias, horas extras etc..
8. Emoções: Prepare-se para administrar a reação emocional do demitido. Se ele se descontrolar, mantenha-se calmo e não tente discutir. Saiba controlar seus próprios sentimentos. Desrespeito no momento da demissão pode trazer retaliações e denegrir a imagem da empresa no mercado.
9. Divisão de bens: Explique claramente o que precisa ser devolvido e o que pode ficar com o demitido --como acontece na partilha de qualquer divórcio, definir quem fica com os livros e quem fica com os DVDs. Pois bem, é neste momento que deve informar se laptop, celular, crachá, uniforme etc. devem ou não ser devolvidos.
10. Reconhecimento: Reconheça o esforço e dedicação do funcionário durante o tempo de empresa, e nada de elogios excessivos. Afinal, trata-se de uma demissão.
11. Roteiro: Esteja pronto para responder perguntas como "Posso voltar para minha sala?". Faça um roteiro do que ele deve fazer assim que acabarem a conversa.
12. Assinatura: Faça o profissional assinar a documentação antes de deixar a sala. A área de RH é responsável por providenciar esse documento. Se o demitido se recusar a assinar, chame uma testemunha para assinar o documento.
13. Equipe: Informe as pessoas da equipe imediatamente após conduzir a demissão. Uma lição que fica de todas as empresas por onde passo: no momento em que estiver conduzindo a demissão, ninguém do departamento estará trabalhando. As pessoas estarão comentando e preocupadas com aquele corte. Na verdade, elas não estão preocupadas com o demitido e, sim, se haverá mais demissões. Comunique que houve desligamento de um profissional (não precisa entrar em detalhes do motivo), que a empresa deu toda a assistência justa e que não haverá mais demissões. Assim, todos poderão vivenciar o "luto" e logo voltar ao trabalho.
14. Comunicação: Cuide da comunicação oficial interna e externa. Informe a todos da empresa, aos fornecedores e clientes que aquele profissional não faz mais parte do quadro de funcionários e comunique o nome do novo responsável pela atividade.

Sabemos que demitir alguém não é a tarefa mais agradável na empresa, mas faz parte do jogo corporativo. Depende de você tornar a demissão um processo menos traumático. Assim como sua empresa deve promover e valorizar quem merece e se destaca no trabalho, a demissão é uma alternativa para aqueles que não correspondem aos objetivos traçados.

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