Escritórios virtuais ajudam a cortar custos nas micro e pequenas empresas

A tecnologia atual permite gerir uma empresa de casa. Dependendo da atividade, um laptop e um celular são suficientes para trabalhar de qualquer lugar. Mas onde fazer uma reunião? E quando um novo cliente ligar no meio dela, quem vai anotar o recado? Em vez de gastar no aluguel de um escritório e contratar uma secretária, recorrer ao serviço de um escritório virtual pode ser uma opção econômica para tornar o atendimento da sua empresa mais profissional.

O serviço inclui recebimento de ligações e correspondências, salas para reuniões e treinamentos, digitalização de documentos e serviços de motoboys e outros serviços conforme o plano contratado ou o uso avulso.

Além disso, para quem não pode ou não quer registrar sua empresa em casa, em São Paulo, os escritórios virtuais oferecem endereços comerciais na avenida Paulista, Faria Lima e Berrini. Empresas prestadoras de serviço que recolhem o ISS (Imposto Sobre Serviços) podem formalizar sua empresa no endereço do escritório virtual.

Na comparação com o valor do aluguel, a alternativa mostra uma economia de custos maior ainda. O metro quadrado do aluguel comercial de alto padrão na avenida Paulista, por exemplo, custa em média R$ 132, segundo o último levantamento da Colliers International. O aluguel de um escritório convencional de 20 metros quadrados no endereço, por exemplo, custaria cerca de R$ 2,6 mil mensais.

Mas a partir de R$ 170 por mês já é possível contratar o serviço mais básico de um escritório virtual, que permite ao empresário assinar seu cartão de visitas e até registrar sua empresa em uma das principais avenidas de negócios do país.

Samy Dana, professor da escola de economia da FGV-SP, diz que a demanda por escritórios virtuais é cada vez maior devido aos aumentos de aluguéis e do custo de mão de obra, que estão subindo acima da inflação. A cada ano que passa está mais caro ter uma estrutura fixa e esse tipo de serviço ajuda a amenizar os gastos.

“O escritório virtual é muito interessante principalmente para quem está começando. A empresa não se compromete com um custo fixo, que depois pode ser um grande inimigo. Você vai contratando mais serviços conforme vai precisando”, diz Samy Dana.

O empresário Décio Cheida tem uma empresa de consultoria há um ano e diz que o serviço traz uma grande economia. “Se eu tivesse que alugar um escritório e contratar uma secretaria em São Paulo, eu gastaria cerca de R$ 2,5 mil reais. Hoje a minha despesa com o escritório não chega a R$ 500”, conta Cheida. Ele diz nunca ter sentido falta de um escritório tradicional.

Antes de contratar, visite o local e peça referências dos clientes

O empreendedor deve tomar cuidado ao escolher a empresa que contratará. João Abdalla Neto, consultor do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), diz que é importante olhar os clientes que o escritório virtual possui. Fazer uma visita ao local para checar a qualidade do serviço e a estrutura do local é outra medida recomendável. O empresário ainda deve colocar todos os gastos no papel e ver se os custos de um escritório fixo não seriam menores.

Segundo o consultor, o serviço é mais indicado para empresas de pequeno porte. No caso de empresas maiores, contratar um escritório virtual pode valer a pena para atuar em serviços temporários em outras cidades. Empresas maiores também podem usar um escritório virtual para fazer reuniões sigilosas fora da sede da empresa.