Seu e-mail é uma bagunça? Saiba como zerar mensagens com apenas 5 pastas

Seus e-mails no trabalho parecem um caos: uma infinidade de pastas, várias mensagens não lidas e dificuldade para priorizar o que é mais importante? Pois saiba que é possível se livrar do problema. E o melhor, a solução pode ser mais simples do que você imagina.

Um artigo da revista “Fast Company” sugere o uso de apenas cinco pastas para gerenciar o fluxo de e-mails no trabalho. Em vez de nomeá-las por assunto, como a maioria das pessoas faz, o texto fala em criar pastas (ou marcadores) de acordo com o prazo para resposta.

Mas será que a técnica funciona na prática? O UOL ouviu a personal organizer Gabriela Brasil. Para ela, esse sistema de organização ajuda a dar direcionamento às tarefas diárias e a estabelecer prioridades. “Isso evita aquele questionamento: ‘o que eu devo fazer primeiro?’, que tanto suga a energia das pessoas”, diz.

A personal organizer também alerta que a técnica não é 100% eficaz, e pode não funcionar com todo mundo. "Não existe técnica infalível. Se vai funcionar ou não, depende de uma série de coisas, principalmente da autodisciplina", declara.

Só 5 pastas

Para agilizar as tarefas do dia e aumentar a produtividade, o artigo da "Fast Company" sugere que o profissional divida suas de e-mail da seguinte maneira:

• Inbox (Caixa de Entrada): é um local temporário. Os e-mails que chegam devem ser movidos para uma das quatro pastas abaixo. A exceção à regra é quando você responde a um e-mail e aguarda por uma resposta imediata;
• Hoje: tudo o que exija uma resposta rápida, no mesmo dia;
• Esta semana: tudo o que não for urgente e exija uma resposta até o fim da semana;
• Este mês: tudo o que precise de tempo para ser analisado e uma resposta até o fim do mês;
• Para conhecimento: mensagens que não necessitam ser respondidas, mas podem ser úteis como referência futuramente.

Depois de respondido, o e-mail pode ser apagado ou movido para a pasta "Para conhecimento", caso precise da referência. As mensagens que não necessitam de resposta nem sirvam de suporte devem ser deletadas sem misericórdia, segundo o artigo. 

Todo e-mail pede uma ação

De acordo com Gabriela Brasil, todo e-mail que chega na caixa de entrada pede uma ação, seja ela responder o mais rápido possível, responder com calma, delegar determinada tarefa, apagar a mensagem ou arquivar para suporte ou referência.

“Pense em uma caixa de correio física, se você não tirar a papelada de lá de dentro, uma hora a caixa vai ficar cheia e você vai perder o controle das informações”, afirma a especialista.

Técnica exige disciplina

Apesar de simples, esse sistema para gerenciar e-mails exige disciplina, segundo a personal organizer. Ela diz que é importante fazer revisões com frequência para acompanhar se as tarefas estão sendo cumpridas e as mensagens, respondidas.

“Se a pessoa não tem o costume de processar o e-mail [responder, delegar ou movê-lo para outra pasta], qualquer mudança na estrutura de pastas causará dificuldade de adaptação justamente porque isso exigirá mais do acompanhamento disciplinado”, declara.

Sem certo ou errado

Ainda que essa técnica funcione para algumas pessoas, não significa que dê certo para todo mundo. Além da disciplina de quem a usa, o tipo de mensagem recebida e a quantidade diária de e-mails podem pesar no sucesso ou no fracasso do sistema de cinco pastas.

“Não existe certo ou errado na organização de e-mails, mas sim o que funciona e o que não funciona. Por isso, testar diferentes técnicas para validar o seu sistema é sempre uma boa”, afirma Gabriela Brasil.

Outras dicas

Além da estrutura com cinco pastas, a especialista sugere outras dicas para facilitar o gerenciamento de e-mails no trabalho:

• Escreva e-mails curtos: se você for escrever mais de dois parágrafos ou dez linhas, talvez seja melhor fazer uma ligação;
• Preencha o campo “Assunto” por último: pense em como ele pode resumir a ideia do seu e-mail, para que o destinatário não ignore o conteúdo;
• Se for urgente, ligue ou envie uma mensagem: o e-mail não é a única forma de comunicação no mundo. Se você precisa de uma resposta na mesma hora, é melhor ligar ou enviar uma mensagem pelo WhatsApp;
• Responda na hora o que for rápido: se a mensagem puder ser respondida em menos de dois minutos, faça-o na hora e tire-a da caixa de entrada;
• Evite copiar pessoas sem necessidade: pense se é realmente necessário copiar todos na mensagem. Se a pessoa copiada precisar da mensagem apenas para conhecimento, use o CCO (cópia oculta), o que evita o vai e volta de respostas.