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Sem controle de estoque, empresa fica sujeita a furtos e desvios de funcionários

Afonso Ferreira

Do UOL, em São Paulo

20/09/2012 06h00

Descuidar do controle de estoque pode ser fatal para uma empresa. Além de prejudicar a gestão, o negócio fica sujeito a furtos de produtos. A loja de materiais de construção Lar Vip, em Campinas (a 93 km da capital paulista), quase fechou as portas. Por três meses, um funcionário desviou mercadorias sem que o dono percebesse.  

Segundo especialistas ouvidos pelo UOL, a falta de gerenciamento de estoque é um problema comum que pode ameaçar a sobrevivência de muitos negócios no varejo e os empreendedores precisam estar atentos.

No caso da Lar Vip, o registro de entrada e a saída de produtos só começou a ser feito quando a empresa entrou em dificuldades financeiras. Com isso, a fraude foi descoberta.  “Nossa empresa é pequena e com poucos funcionários. Trabalhávamos mais com coração do que com a razão e não acreditávamos que esse tipo de coisa poderia acontecer”, diz o proprietário Djalma de Alvarenga Oliveira, 47. 

Por causa da total falta de controle, ele diz ser hoje impossível calcular o tamanho do prejuízo que levou. No entanto, com o problema sanado, a loja conseguiu aumentar a margem de lucro e organizar as contas a pagar. “Na época já tínhamos um software de gerenciamento, mas não era alimentado. Hoje, o vendedor sabe na hora quantas peças há no estoque”, afirma.

Descontrole do estoque é comum no varejo

Segundo o consultor do Sebrae-SP Gustavo Carrer, o problema é comum e os empreendedores alegam falta de tempo e desconhecimento das ferramentas de gestão do estoque. Mas o especialista ressalta que o gerenciamento dos produtos, além de reduzir riscos de desvio, é essencial para a saúde financeira da empresa.

O estoque influencia diretamente nas compras do empreendedor. Se ele comprar a mais, corre o risco de perder mercadorias por prazo de validade ou os produtos podem encalhar. Se comprar a menos, o empresário pode perder oportunidades de venda.

“Com um bom gerenciamento de estoque, o empresário vai lucrar mais, atender melhor o cliente e evitar que ele procure um concorrente por não encontrar o produto que queria”, diz Carrer.

Para o coordenador de graduação da Trevisan Escola de Negócios, Dalton Vieste, fazer um estoque compatível com as vendas do negócio é o grande desafio do empreendedor. “Se ele vende dez peças por dia, tem de fazer o controle para ter, no mínimo, dez peças em estoque por dia. Se tiver nove, uma venda será perdida. Se tiver 15, cinco podem ficar encalhadas”, afirma.

Veja prós e contras dos meios mais comuns de controle de estoque

FormatoVantagensCondições
CadernoInvestimento quase zeroDemanda muito tempo e trabalho por parte do empreendedor. Maior imprecisão nos dados
Planilha eletrônicaBaixo investimento (apenas um computador) e maior agilidade na atualização do estoqueEmpreendedor precisa ter conhecimento básico de gestão para saber como montar a planilha
Sistema informatizadoAtualização do estoque online e economia de tempoInvestimento elevado, em relação aos demais, necessário saber usar o software e realizar manutenção periódica

Software de gerenciamento agiliza tarefa

Uma alternativa para economizar tempo ao montar o inventário da empresa é informatizar o gerenciamento do estoque. De acordo com o consultor o Sebrae-SP, o auxílio de um software de gestão traz agilidade e informações mais detalhadas sobre as mercadorias armazenadas.

Alguns programas básicos para a função -- como o Sistema de Vendas 2.0, Vendas Manager e ADM Estoque -- podem ser baixados gratuitamente pela internet. Outros, mais elaborados, podem ser adquiridos a partir de R$ 300, como o Gerenciador Eficaz 7. O valor aumenta conforme a quantidade de computadores que utilizam o software na empresa, suporte e os recursos disponíveis.

Para Carrer, vale a pena investir na informatização do estoque quando a quantidade de itens é alta. “Se o empresário perceber que está gastando muitas horas fazendo o controle ou não o faz por falta de tempo, é hora de investir”, afirma.

Controle manual é mais trabalhoso

Caso o empreendedor não tenha recursos financeiros para adquirir um software pago ou não tenha afinidade com computadores, ele pode fazer o controle manual em um caderno. Porém, segundo o presidente da consultoria em negócios Fran Systems, Batista Gigliotti, esta é uma forma mais trabalhosa, demorada e suscetível ao erro.

“Na maioria dos casos, utilizar uma planilha eletrônica [como a do Excel, Google Docs ou BrOffice] resolve o problema. Hoje, qualquer empresa pode ter, no mínimo, um computador”, declara.
 

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