Sem controle de estoque, empresa fica sujeita a furtos e desvios de funcionários

Descuidar do controle de estoque pode ser fatal para uma empresa. Além de prejudicar a gestão, o negócio fica sujeito a furtos de produtos. A loja de materiais de construção Lar Vip, em Campinas (a 93 km da capital paulista), quase fechou as portas. Por três meses, um funcionário desviou mercadorias sem que o dono percebesse.  

Segundo especialistas ouvidos pelo UOL, a falta de gerenciamento de estoque é um problema comum que pode ameaçar a sobrevivência de muitos negócios no varejo e os empreendedores precisam estar atentos.

No caso da Lar Vip, o registro de entrada e a saída de produtos só começou a ser feito quando a empresa entrou em dificuldades financeiras. Com isso, a fraude foi descoberta.  “Nossa empresa é pequena e com poucos funcionários. Trabalhávamos mais com coração do que com a razão e não acreditávamos que esse tipo de coisa poderia acontecer”, diz o proprietário Djalma de Alvarenga Oliveira, 47. 

Por causa da total falta de controle, ele diz ser hoje impossível calcular o tamanho do prejuízo que levou. No entanto, com o problema sanado, a loja conseguiu aumentar a margem de lucro e organizar as contas a pagar. “Na época já tínhamos um software de gerenciamento, mas não era alimentado. Hoje, o vendedor sabe na hora quantas peças há no estoque”, afirma.

Descontrole do estoque é comum no varejo

Segundo o consultor do Sebrae-SP Gustavo Carrer, o problema é comum e os empreendedores alegam falta de tempo e desconhecimento das ferramentas de gestão do estoque. Mas o especialista ressalta que o gerenciamento dos produtos, além de reduzir riscos de desvio, é essencial para a saúde financeira da empresa.

O estoque influencia diretamente nas compras do empreendedor. Se ele comprar a mais, corre o risco de perder mercadorias por prazo de validade ou os produtos podem encalhar. Se comprar a menos, o empresário pode perder oportunidades de venda.

“Com um bom gerenciamento de estoque, o empresário vai lucrar mais, atender melhor o cliente e evitar que ele procure um concorrente por não encontrar o produto que queria”, diz Carrer.

Para o coordenador de graduação da Trevisan Escola de Negócios, Dalton Vieste, fazer um estoque compatível com as vendas do negócio é o grande desafio do empreendedor. “Se ele vende dez peças por dia, tem de fazer o controle para ter, no mínimo, dez peças em estoque por dia. Se tiver nove, uma venda será perdida. Se tiver 15, cinco podem ficar encalhadas”, afirma.

Software de gerenciamento agiliza tarefa

Uma alternativa para economizar tempo ao montar o inventário da empresa é informatizar o gerenciamento do estoque. De acordo com o consultor o Sebrae-SP, o auxílio de um software de gestão traz agilidade e informações mais detalhadas sobre as mercadorias armazenadas.

Alguns programas básicos para a função -- como o Sistema de Vendas 2.0, Vendas Manager e ADM Estoque -- podem ser baixados gratuitamente pela internet. Outros, mais elaborados, podem ser adquiridos a partir de R$ 300, como o Gerenciador Eficaz 7. O valor aumenta conforme a quantidade de computadores que utilizam o software na empresa, suporte e os recursos disponíveis.

Para Carrer, vale a pena investir na informatização do estoque quando a quantidade de itens é alta. “Se o empresário perceber que está gastando muitas horas fazendo o controle ou não o faz por falta de tempo, é hora de investir”, afirma.

Controle manual é mais trabalhoso

Caso o empreendedor não tenha recursos financeiros para adquirir um software pago ou não tenha afinidade com computadores, ele pode fazer o controle manual em um caderno. Porém, segundo o presidente da consultoria em negócios Fran Systems, Batista Gigliotti, esta é uma forma mais trabalhosa, demorada e suscetível ao erro.

“Na maioria dos casos, utilizar uma planilha eletrônica [como a do Excel, Google Docs ou BrOffice] resolve o problema. Hoje, qualquer empresa pode ter, no mínimo, um computador”, declara.