6 princípios que criam pessoas extremamente produtivas

SÃO PAULO – O autor contribuinte da Harvard Business Review Robert C. Pozen sabe gerenciar seu tempo e é extremamente produtivo: além de ser executivo em dois gigantes de fundos, a Fidelity e a MFS Investment Management, ele é advogado, oficial do governo norte-americano, professor de direito e de administração e autor.

Embora seja um caso particular de produtividade extrema, o autor garante que existem formas de aproveitamento de gestão pessoal capazes de ajudar quaisquer pessoas a tirar o máximo proveito do tempo que dispõe. Ele escreveu 6 deles em uma série de posts na revista acadêmica Harvard Business Review. Confira:

1.Conheça a sua vantagem comparativa

Independentemente do seu nível dentro de uma organização, Pozen afirma que a pergunta que sempre deve ser feita é: “qual a função que apenas você pode executar?”.

Isso dá conta de mostrar qual a principal qualidade de cada um e a melhor aplicabilidade dentro do sistema de funcionamento da companhia ao mesmo tempo. “Não foque no que você faz melhor. É mais provável que você tenha sucesso se olhar ao redor e observar como pode ser mais útil”.

Dentro deste princípio, o especialista também diz que não se deve perder tempo com tarefas pequenas quando se tem um cargo elevado. Planejamentos de voos e horários, por exemplo, devem ser delegados a secretários quando possível para otimizar o trabalho.

2.Resultados são mais importantes que tempo gasto

Esqueça o princípio de que quanto mais tempo usado para o trabalho, maior o valor adicionado. “Seu sucesso deve ser medido pelos resultados que produz, não o número de horas trabalhando”, crava Pozen.

Por essa razão, ele não cobra os clientes de advocacia por hora de trabalho – algo que faz com que muitos demorem de propósito. “Depois de alguns anos, meus clientes sabiam que eu era eficiente, então eu fiz um experimento. Mandei uma carta explicando que no futuro eu cobraria pelo dobro do tempo que passaria em cada trabalho – a não ser que eles tivessem algo contra. Nenhum tinha”, conta.

Focar mais em resultados que em horas também ajuda a balancear o tempo entre carreira e vida pessoal, ele explica.

3.Pense antes; leia ou escreva depois

Não importa o volume de leitura ou escrita que você precise colocar em seu trabalho, a chave para fazer isso mais efetivamente é pensar mais rigorosamente antes de começar.

Isso se aplica a textos relacionados a trabalho, não a lazer. “Para ser um leitor com velocidade, você precisa ter muito claro em sua mente por que está lendo aquilo”, escreve o especialista.

Nos estudos, ele induzia seus filhos e sobrinhos a responder, antes de cada capítulo dos livros didáticos, quais lições eles gostariam de aprender com aquela parte do livro. Depois, eles escreviam dois parágrafos a respeito do que tinham lido e voltavam as páginas para tentar melhorar esses parágrafos.

Isso vale tanto para coisas curtas, como e-mails – onde o primeiro passo é decidir quais devem ser lidos primeiros – como textos mais complexos. “Quando for escrever algo mais longo que um e-mail, a chave é primeiramente saber seu argumento”, diz.

4.Planeje, mas esteja preparado para mudar de planos

No dia a dia, Pozen costuma escrever tudo o que quer realizar em cada tarefa futura, além de compor uma lista de prioridades. Mesmo assim, às vezes é importante manter um tempo de folga entre cada compromisso, pois muitas vezes imprevistos arruínam esses planejamentos. Nesse caso, ele revisa a lista de afazeres e retoma as prioridades do zero.

5.Respeite o espaço dos outros

Flexibilidade também é importante no momento de escutar as sugestões das outras pessoas. Em reuniões, as pessoas com cargos mais elevados tendem a expor os fatos, aplicar suas próprias soluções e tomar as decisões sem encorajar que os demais participantes tenham opiniões a respeito.

Esteja disposto a descartar suas soluções em prol da participação dos demais membros da equipe caso veja observações interessantes serem colocadas.

É importante observar, todavia, a necessidade de aprender a tolerar erros. “Se você demite pessoas por cometerem erros de julgamento, você acaba com a cultura de liderança interna”, explica.

6.Mantenha as coisas sucintas e simples

“Eu tento manter os aspectos materiais da vida o mais simples possível. Como a mesma coisa de café da manhã todos os dias – uma banana e uma tigela de cereal”, escreve o executivo. Seus horários, a roupa que vestirá, os eventos que participa e até mesmo as demais refeições do dia são sempre definidas com antecedência para que não perca tempo.

Até mesmo o material de uma reunião é enviado com antecedência para os participantes da mesma. “Tempo e esforços perdidos são os maiores assassinos de produtividade. Eles não devem ser tolerados".