Empresas inovam na recepção aos novatos com Star Wars e até games

A máxima "a primeira impressão é a que fica" tem sido levada cada vez mais a sério pelas empresas ao receber novos funcionários. Com as pautas de inclusão e diversidade cada vez mais valorizadas e uma nova geração de profissionais cada vez menos tolerante a empregos com os quais não se identifica, companhias têm buscado conquistar a confiança de novos funcionários por meio de inovações nos processos de integração —também chamados de onboarding.

"O onboarding é importante na construção de uma marca empregadora forte, o que contribui para a atração de talentos de destaque e impacta na retenção dos colaboradores", acredita Pedro Paulo Iglesias, CEO da Team Upp, consultoria especializada em Employee Experience, Gamificação e Gestão de Comunidades.

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"Se o encantamento inicial não for bem conduzido, as pessoas se desconectam e não usam todo o seu potencial para desempenhar o trabalho", acrescenta Christiane Avila Berlinck, head de gente da plataforma de vendas online OLX Brasil.

De acordo com a última edição da pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), que mapeou, ao longo de 2021, como 181.551 funcionários de 290 empresas observam a liderança e o clima organizacional —veja como inscrever sua empresa na edição 2022 da pesquisa— 88% das empresas classificadas como Lugares Incríveis para Trabalhar mantêm programas para disseminar a cultura, a missão e os valores da empresa para empregados ingressantes. O número cai para 40% entre as empresas não classificadas.

Em vez de mergulhar os recém-chegados em listas enormes de benefícios e explicações técnicas intermináveis sobre processos, o foco da integração passa a ser transmitir o propósito da companhia para que o novo colaborador entenda o que se espera dele e onde ele pode chegar, alinhando os objetivos dele com os da empresa.

Yodas, mentores e inspiradores

Designar veteranos para recepcionar os novatos e ajudá-los a navegar nas estruturas internas é uma das iniciativas mais produtivas.

Na IBM, por exemplo, o apoio vem de um connection scout —funcionário parceiro que se mantém por perto do novato nos primeiros dias de trabalho. Ao final do primeiro mês, em um encontro com todos os os novos contratados da América Latina, a empresa exibe vídeos com histórias de IBMers (apelido interno dos funcionários) de sucesso.

No caso da OLX, esse parceiro é denominado "Yoda" (referência ao sábio mestre Jedi da franquia Star Wars). Ele acompanha o novato pelos primeiros 90 dias e ajuda a identificar os principais temas de trabalho, os times que trabalham mais próximos e as pessoas a quem recorrer de maneira mais consistente.

Na plataforma de recrutamento Gupy, essa figura é o "buddy" (companheiro, em inglês). Na empresa, o acompanhamento inclui, ainda, colocar os quatro fundadores da empresa para interagir com os novos colaboradores, mensalmente. "Para quem está chegando, a recepção gera um grande impacto", afirma Gianpiero Sperati, diretor de recursos humanos da plataforma.

"A melhor maneira de transmitir nossa cultura é mostrar como ela funciona e, com esse espaço aberto de discussão, criamos um clima de transparência e reforçamos elementos que consideramos importantes."

Tudo a seu tempo

Para o processo de integração ter o efeito desejado, o timing é fundamental, garantem os especialistas. "Se você demora para integrar o novo colaborador, ele também vai demorar para entregar resultados", diz Iglesias, da Team Upp. Outro cuidado importante é não focar apenas em impressionar o novo funcionário nos primeiros dias para, em seguida, agir como se ele já tivesse anos de casa.

Na Intel, por exemplo, os novos contratados seguem um processo global para se familiarizar com a empresa em fases, distribuídas entre 30, 60 e 90 dias a partir do ingresso. "São 14 cursos relacionados a políticas de compliance, que o funcionário encaixa em sua agenda como preferir", conta Carolina Prado, head de comunicação da Intel Brasil e Canadá.

Já na Danone, a abordagem começa na semana anterior ao ingresso por meio de SMS com informações corporativas, detalhamento das etapas e lembretes para o primeiro dia. "Isso gera pertencimento e torna a entrada efetiva na companhia mais fluida, leve e significativa", acredita Luana Meira, head de aquisição de talentos.

Na desenvolvedora de jogos Tapps Games, o pré-onboarding vem antes mesmo da entrega de um kit de presentes, que inclui até pijama e chinelos neste período de pandemia. O RH agenda conversas com o novo colaborador para conhecê-lo melhor. "Queremos entender quem é a pessoa antes de ela começar a trabalhar, colhendo informações importantes para o relacionamento dela com a empresa", explica a head de gente e gestão Daniela Costa.

Apresentar as políticas de diversidade da empresa logo de cara também é cada vez mais comum. Assim, os colaboradores entendem o que é ou não aceito e se sentem em um ambiente seguro.

"Já passou o tempo em que salários e benefícios eram determinantes para um funcionário decidir ficar ou não em uma empresa", acredita Bernardo Mascarenhas Marinho, diretor de RH da IBM no Brasil. "Deixamos claro desde o primeiro dia que a inclusão é uma questão-chave para nós e, portanto, não deve ser fonte de preocupação."

Tecnologia para integrar

Com a pandemia, o uso da tecnologia no onboarding mostrou que é possível acelerar questões burocráticas, como cadastro de benefícios, e otimizar o fluxo de informações aos novatos. Por exemplo, em vez de distribuir dezenas de folhetos explicando cada benefício oferecido, a empresa pode deixar a informação acessível online, com textos e vídeos explicativos. Mas algumas empresas vão além.

A Gupy, por exemplo, adota o conceito de microlearning e disponibiliza vídeos curtos para apresentar benefícios. De acordo com as métricas da empresa, isso aumenta o nível de engajamento. E, ao final da apresentação, o funcionário cumpre exercícios com questões e gráficos animados para se familiarizar com o que tem disponível.

Na Sabesp, empresa de saneamento básico do Estado de São Paulo, o onboarding inclui um game: no jogo eletrônico Mundo da Água, o novo funcionário precisa expandir a rede de abastecimento dentro da cidade. A cada fase, o novato aprende a história da companhia, bem como sua responsabilidade e estrutura, além de temas como a sustentabilidade. Padrinhos ou "anjos" também acolhem o jogador.

"O game dá ao recém-contratado autonomia na aquisição das informações e, a nós, o controle da informação que precisamos transmitir", resume Sérgio Paulo Ramires Júnior, gerente do Departamento de Valorização e Reconhecimento da Sabesp. "O jogo também é uma ferramenta para despertar o orgulho de trabalhar em uma instituição que tem foco na comunidade."

Lugares Incríveis para Trabalhar

O Prêmio Lugares Incríveis Para Trabalhar é uma iniciativa do UOL e da FIA para reconhecer as empresas que têm as melhores práticas em gestão de pessoas. Os vencedores são definidos a partir da pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), que mede a qualidade do ambiente de trabalho, a solidez da cultura organizacional, o estilo de atuação da liderança e a satisfação com os serviços de RH. As inscrições para a edição 2022 estão abertas e vão até 30 de maio.