Você terá pouco tempo para apresentar uma proposta? Aprenda a ser objetivo

Quanto mais importante for a proposta a ser apresentada, mais importante será a pessoa que irá avaliá-la. Quanto mais importante for a pessoa responsável pela avaliação da proposta, mais ocupada ela será e, portanto, menos tempo terá à disposição. E, como consequência, maior deverá ser a objetividade da sua exposição.

Ser objetivo é se apresentar de forma clara, sucinta, atendo-se a dados relevantes, propostas concretas com implicações lógicas, específicas e sustentáveis. Ninguém deve eliminar informações importantes só para falar em pouco tempo, mas deve dizer tudo com a maior brevidade que puder.

Por isso, falar tudo o que for essencial em uma proposta no menor tempo possível torna-se de fundamental importância. Nos nossos treinamentos a objetividade é uma espécie de obsessão. Todos os nossos alunos precisam desenvolver suas apresentações com começo, meio e fim em até dois minutos.

Para conquistar esse condicionamento, usamos uma campainha. Com um minuto damos um toque. Ao final de dois minutos, damos dois toques. Com o tempo os alunos se acostumam a dizer tudo o que precisam nesses dois minutos.

Todos são orientados, entretanto, a expandir cada etapa da apresentação pelo tempo que desejarem e que tiverem à disposição. Assim, são treinados a falar tudo o que for preciso em pouco tempo, mas são capacitados também a esticar a duração do discurso de acordo com a necessidade e a possibilidade da circunstância.

Comece esclarecendo qual é o assunto

Esse é o primeiro passo para ser objetivo em uma apresentação. Depois de cumprimentar o interlocutor e agradecer a oportunidade de ser recebido por ele, conte em uma ou duas frases qual o assunto que deseja expor.

Se for o primeiro contato, depois de agradecer a oportunidade de ser recebido, diga seu nome, qual sua função e a empresa que representa. Mesmo sabendo que essas informações já sejam conhecidas. E são mesmo, caso contrário nem seria recebido.

Se você pensar bem, vai concluir que nesse momento a maioria gasta tempo interminável contando histórias e fazendo comentários que nada têm a ver com o objetivo do encontro. Lembre-se de que pessoas ocupadas não querem saber de muita conversa.

Recorde qual o problema que pretende solucionar

Antes de falar sobre o projeto, produto ou serviço que pretende oferecer no menor tempo possível, esclareça qual o problema que precisa ser solucionado. Se essa questão for muito conhecida do interlocutor, comece dizendo, por exemplo, “como é do seu conhecimento”.

Esse cuidado será importante por dois motivos. Primeiro, porque você não passará uma informação conhecida como se fosse uma grande novidade. Segundo, porque se o interlocutor concordar que o problema é conhecido, terá concordado também com uma premissa e será mais fácil levá-lo a acompanhar com maior interesse e receptividade o que você irá propor.

Apresente suas ideias

Pronto, agora já estará em condições de apresentar o que o levou àquele encontro. Procure mostrar tudo o que for preciso para solucionar o problema que havia exposto, ou seja, uma nova e sólida perspectiva sobre essa condição.

Refute as objeções

Por mais que você tenha de ser objetivo, não deixe que a pressa seja um obstáculo para conquistar o que deseja. Se o interlocutor não concordar com algum ponto, não encerre antes de afastar essas resistências.

Refute as objeções. E não se esqueça de manter a concentração focada em seu objetivo mais do que em todas as emoções que as diferenças de opinião possam provocar.

Hora de concluir

Você já disse tudo o que precisava. Chegou o momento de concluir. Você poderá pegar a assinatura dele no contrato, o compromisso para que pense sobre sua proposta ou para que encaminhe as dúvidas que poderão surgir, após uma avalição mais detalhada.

Pronto. Falou tudo o que precisava em pouquíssimo tempo. É quase certo que terá cumprido todas as etapas em menos de dez minutos. Um bom tempo até para pessoas extremamente ocupadas.

Treine bastante. Elimine tudo o que puder eliminar. Certifique-se de que não está deixando nenhuma informação importante de lado. E controle o tempo de acordo com o momento e a reação do interlocutor.

As chances de sucesso serão maiores. Com mais experiência, você verá que falar pouco quase sempre apresenta bons resultados.

Superdicas da semana

• Fale tudo o que for preciso no menor tempo possível
• Não se esqueça de esclarecer logo no início qual o assunto que irá abordar
• Esclareça qual o problema antes de falar da solução
• Não encerre com palavras vazias ou inconsistentes. Peça a reflexão ou ação para concluir

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