Escritório virtual dá cara profissional a microempresa a partir de R$ 100

Carlos Miguel Aranguren, 56, é dono da Ventes, consultoria em gestão comercial fundada em 2010. Por três anos, ele manteve um escritório em uma sala alugada no centro do Rio de Janeiro, com uma secretária, mas, em 2013, contratou o serviço de escritório virtual. Ele diz ter cortado dois terços dos custos, mantendo um endereço comercial no centro da cidade e o atendimento telefônico.

“A necessidade de escritório próprio desapareceu quando percebi que meus funcionários trabalhavam nos escritórios dos clientes e eu ia visitá-los para as reuniões. Além disso, tinha que conviver com problemas de estrutura, como ar-condicionado quebrado, que me tiravam o foco do negócio”, declara.

Na Delta Business Center, de São Paulo, que tem cerca de mil clientes, as mensalidades vão de R$ 100 (só o atendimento telefônico) a R$ 290 (inclui também o endereço comercial). Na BQ Escritórios, do Rio, que atende a cerca de 250 clientes com o escritório virtual, os preços variam de R$ 169 (somente endereço comercial e aviso de correspondência) a R$ 357 (inclui atendimento telefônico e aviso de recados). 

Os principais clientes, segundo as empresas do ramo, são profissionais liberais, empresas da área comercial, de tecnologia da informação (TI), lojas virtuais, start-ups (empresas iniciantes de tecnologia) e até empresas estrangeiras que estão iniciando suas operações no país de forma modesta.

“São pessoas que trabalham na própria casa ou no escritório do cliente, mas precisam de um endereço comercial para correspondências e para colocar no cartão de visitas e também de atendimento telefônico que passe a imagem de uma empresa profissionalizada”, diz Kiki Lessa, dona da BQ Escritórios.

A empresa carioca ainda aluga salas de reuniões (R$ 76 a hora para até seis pessoas) e escritórios mobiliados (R$ 270 a diária para até três pessoas). A Delta Business Center também oferece esses serviços em São Paulo: uma sala de reunião para 12 pessoas pode ser alugada por R$ 51 por hora e um escritório para duas pessoas, por R$ 37 a hora. As empresas ainda oferecem facilidades como motoboy e serviços de copa, que são cobrados à parte.

Preços altos no mercado imobiliário impulsionam escritórios virtuais

Os escritórios virtuais crescem 30% ao ano, segundo Ernisio Martines Dias, presidente da Ancev (Agência Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais), e estima-se que existam mil empresas do setor no Brasil. “O boom imobiliário encareceu os aluguéis e os imóveis comerciais. O escritório virtual reduz custos de ocupação e é mais flexível que um contrato imobiliário. Se a empresa cresce, pode contratar mais serviços ou mais espaço, por exemplo.”

O metro quadrado do aluguel comercial de alto padrão em São Paulo custa, em média, R$ 117, segundo o último levantamento da consultoria imobiliária Colliers International. No Rio de Janeiro, chega a R$ 156. Assim, o aluguel de um escritório de 20 m² na capital paulista custaria, em média, R$ 2.340, e, no Rio de Janeiro, R$ 3.120, fora condomínio e outras despesas.

Serviço se adapta ao tamanho da empresa

Douglas Casagrande, 32, é dono da La Cuca Brinquedos, fundada em 2008, e aderiu ao atendimento telefônico de um escritório virtual em 2012. Sua empresa possui uma central de televendas no horário comercial, mas ele optou pelo atendimento 24 horas terceirizado para não perder vendas.

“Se não atendemos o cliente quando ele quer falar, corremos o risco de perder vendas para o concorrente”, afirma. As ligações feitas para o número da empresa podem ser redirecionadas para qualquer número que o empresário desejar.

De acordo com Alexandre Borin, dono da empresa de atendimento telefônico remoto Prestus, a tendência de terceirização de serviços e de individualização das empresas com o MEI (microempreendedor individual) também impulsionam o mercado. As mensalidades vão de R$ 250 (até 65 atendimentos ao mês, em horário comercial) a R$ 3.500 (atendimentos ilimitados e 24 horas). 

“O empresário sabe o tamanho da empresa dele hoje, mas não sabe mês que vem. Com contratos pré-pagos e flexíveis, com a possibilidade de incluir mais serviços, ele não fica engessado e ganha competitividade”, declara. O plano mais vendido, segundo Borin, é o de R$ 350 mensais, que contempla até 100 ligações ao mês, 24 horas.

Opção é revista quando a empresa cresce

Se, por um lado, a flexibilidade e o preço baixo atraem autônomos e microempresas, por outro lado, os escritórios virtuais perdem clientes quando as empresas crescem, pois elas migram para escritórios próprios, segundo o presidente da Ancev.

Outra dificuldade do setor é a falta de regulamentação municipal. “O governo já reconhece os escritórios virtuais, mas algumas prefeituras ainda colocam dificuldades para a instalação de várias empresas no mesmo endereço”, diz.

Gustavo Carrer, consultor do Sebrae-SP (Serviço de Apoio à Micro e Pequena Empresa de São Paulo), diz que o empresário deve avaliar com que frequência utilizará a estrutura, quantas pessoas costuma receber a cada reunião, se é importante para seu negócio impressionar clientes com um ambiente sofisticado, por exemplo, entre outras variáveis. "O ideal é colocar todos os custos na ponta do lápis para saber se o serviço vale a pena ou não."

Além disso, Ana Vecchi, da consultoria de negócios Vecchi Ancona, diz que a comunicação facilitada pela internet faz com que o endereço comercial e o atendimento telefônico não sejam tão valorizados como sinal de profissionalização da empresa. "Hoje em dia é comum o cartão de um empresário ter um número de celular e não um fixo, por exemplo", diz.

Onde encontrar:

BQ Escritórios - www.bq.com.br

Delta Business Center - www.deltabc.com.br

La Cuca Brinquedos - www.lacucabrinquedos.com.br

Prestus - www.prestus.com.br

Ventes - www.ventes.com.br