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Como fazer boas reuniões sem sair de casa

Reinaldo Polito

Autor de 31 livros que venderam mais de 1 milhão de exemplares, dá dicas de expressão verbal para turbinar sua carreira.

31/03/2020 04h00

Hoje em dia cada um de nós está ligado eletronicamente a todo mundo, e, no entanto, nunca como agora nos sentimos tão sós.
Dan Brown

Você está isolado em casa, mas não desamparado. É possível fazer ótimas reuniões sem botar o pé para fora da porta. Programas gratuitos como Zoom Meetings, Microsoft Teams e Skype são ferramentas excepcionais que ajudam a programar e realizar reuniões de qualidade, especialmente nesse período em que a maioria das pessoas precisa permanecer em casa. Vamos falar de um deles especificamente, que tem sido dos mais populares.

Rafaela Leal tem quatro aninhos. Está confinada em casa por causa do coronavírus. E esse é um problema que ela precisa contornar, pois recebeu tarefas da escola para fazer em casa, e precisa participar com outros coleguinhas de classe. Ora, nem ela, nem os amiguinhos de sua sala de aula podem sair para esse encontro. Como resolver?

Com a ajuda dos pais, Rafaela encontrou a solução. Ela recorreu ao Zoom Meetings, um programa de vídeochamadas que caiu como uma luva nessa época de isolamento social. Sem sofisticações desnecessárias, pode ser ativado pelo Android e iOS (Iphone).

Como o grupo de Rafaela é pequeno, cerca de seis pessoas, pode fazer sua reunião à distância, com essa avançada tecnologia, sem gastar um tostão. O programa permite reuniões de até 100 pessoas, com duração máxima de 40 minutos, gratuitamente. Se precisasse de mais tempo, poderia ficar conectada por até 24 horas, usando a modalidade "Pro", pagando mensalidade de US$ 14,99.

A utilidade maior é na vida corporativa

A utilidade maior, entretanto, é para o mundo corporativo. Ricardo Oliveira, executivo de uma multinacional, está trabalhando em home office juntamente com seus pares e subordinados. Essa turma precisa mais do que nunca participar de reuniões. Mais uma vez, a salvação aqui foi o programa Zoom Meetings. Também nesse caso, como os grupos são reduzidos, embora composto de profissionais importantes na organização, fazem as reuniões sem nenhum custo.

O programa permite uma infinidade de usos e aplicações. Há possibilidade de realizar conferências com 500 pessoas ao mesmo tempo. Entretanto, a maioria das situações são de, no máximo, 100 pessoas, e, como vimos, para essas reuniões, o custo é zero. Poderá servir também para exposições diante de até 10 mil expectadores, bastando utilizar o modo webinar.

Para criar uma conta

Criar uma conta gratuita e baixar esse programa é extremamente fácil. Basta acessar o zoom.us/signup e informar o e-mail. Em seguida, entrar na página destinada ao Zoom Meetings e fazer o download. Cumprida as duas etapas iniciais, acionar o pedido de download para que o descarregador seja instalado. É simples, está logo abaixo de Zoom Client for Meetings. Finalmente, instalar e iniciar o aplicativo, acionando o arquivo baixado. Aí é só inserir as informações solicitadas, como e-mail e senha.

O caminho estará aberto para fazer as reuniões. Você irá clicar onde está indicado "nova reunião". Com ajuda de setas indicativas irá escolher no ícone se irá trabalhar com ou sem câmera. Complete a fase de preparação incluindo áudio e faça o controle do microfone e do alto-falante. Esses testes são importantes para organizar uma reunião com boa qualidade.

Pronto. Agora só falta convidar os participantes. Uma boa maneira de realizar o convite é fazer uma cópia do URL e conseguir, assim, um link para iniciar os convites. Você poderá enviar esse link para os participantes como desejar.

Os recursos são incontáveis

O programa Zoom Meetings oferece recursos muito interessantes, como, por exemplo, decidir se as conversas serão individuais, com algumas pessoas, ou com todo o grupo. Outro recurso que também pode ser muito útil, pois garante a fidelidade das informações e evita o desperdício de tempo, é a opção de compartilhar arquivos que foram previamente enviados para nuvens, ou armazenados no próprio computador.

Falando em nuvens, essas reuniões poderão ser gravadas nesse sistema para serem ou simplesmente arquivadas, ou compartilhadas posteriormente. Se, por acaso, desejar usar o programa apenas para conversa por áudio, o programa também é compatível com o serviço dial-in. A reunião poderá também ser feita com o compartilhamento de informações a partir da projeção de slides. Opções de uso é que não faltam.

Atenção. Embora a política de privacidade do Zoom alerte que eles coletam informações do perfil quando o usuário usa o Facebook, não informam que os dados também serão encaminhados ao Facebook mesmo que ele não seja registrado nessa mídia social.

Superdicas da semana

  • A tecnologia pode ser útil em praticamente todas as situações
  • A tecnologia é boa quando nos serve, mas é nociva quando nos escraviza
  • Em época de necessidades é que buscamos com afinco as soluções
  • Se o homem tiver tempo, todos os problemas poderão ser solucionados

Livros de minha autoria que ajudam a refletir sobre esse tema: "29 Minutos para Falar Bem em Público", publicado pela Editora Sextante. "Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação", "Oratória para advogados", "Assim é que se Fala", "Conquistar e Influenciar para se Dar Bem com as Pessoas" e "Como Falar Corretamente e sem Inibições", publicados pela Editora Saraiva. "Oratória para líderes religiosos", publicado pela Editora Planeta.

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Reinaldo Polito