Empresas adotam estratégias para otimizar reuniões virtuais. E funcionam!

Quando o home office virou rotina para milhões de trabalhadores no mundo, em março de 2020, convites para reuniões via aplicativos como Zoom e Teams passaram a pipocar nas telas. Passar o dia na frente do computador, discutindo questões de trabalho com colegas, parecia ser a melhor forma de substituir a falta de contato presencial. Em poucos meses, no entanto, o modelo ficou exaustivo e empresas e funcionários passaram a se questionar sobre se enfileirar reuniões online era a forma mais produtiva de trabalhar.

"Logo nos primeiros meses de isolamento social, passamos a lidar com o termo 'fadiga de Zoom' para descrever o cansaço resultante de exposição exagerada a reuniões remotas em aplicativos", diz Betina Lackner, head de RH da Johnson & Johnson. O problema é real: de acordo com um estudo publicado este ano no Journal of Applied Psychology, 92% das pessoas observadas relataram fadiga e cansaço depois de uma videoconferência, especialmente quando tinham múltiplas reuniões no mesmo dia. Com a câmera ligada, o problema aumentava. Outro estudo, da Universidade Stanford (EUA), diz que as mulheres são mais afetadas por esse tipo de fadiga por se preocuparem mais com a imagem que transmitem.

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Mudanças precisaram ser feitas no modo de organizar e realizar as reuniões para melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e para dar mais agilidade e produtividade ao trabalho remoto. "A partir de pesquisas internas, notamos a insatisfação de colaboradores e propusemos alternativas", conta Lackner. A multinacional de saúde estipulou que o período de reuniões mudasse para 25 e 45 minutos, em vez dos 30 e 60 minutos de praxe. A redução deu aos colaboradores um respiro entre reuniões. Há também orientações para que não se agende nada no horário de almoço, entre 12h e 14h, nem de última hora ou fora do expediente. Os funcionários têm ainda uma sexta-feira livre de reuniões por mês para focar em temas como treinamentos e revisão de metas e planos.

A Loggi, startup focada em logística, seguiu o mesmo caminho, implementando um guia para reuniões na pandemia. Além de reduzir o tempo de duração dos encontros, concentrou-os rigidamente entre 9h e 18h, bloqueou o horário do almoço para a empresa inteira e implementou a "quarta-feira sem reunião" - um dia para os funcionários refletirem sobre questões de trabalho. "Nós transferimos a maneira como trabalhávamos no escritório para casa até percebermos que trabalhar remotamente não é isso", afirma Mônica Santos, CPO da empresa.

Por meio do Guia BASF de Saúde Emocional, a multinacional do setor químico trata da etiqueta emocional, estimulando respeito e empatia entre colegas. "Selecionamos algumas práticas para promover um ambiente emocionalmente saudável e considerar ao máximo o bem-estar de todos", explica Vivian Navarro, gerente de recursos humanos da área de bem-estar. Seguindo essas orientações, cada time decide como moldar as reuniões. "Em algumas áreas, adota-se um dia por semana sem reuniões, em outras, meio período sem telas."

Aproveitar outras ferramentas de comunicação também diminui os agendamentos. "Criamos grupos específicos de WhatsApp porque não é sempre necessário que todos estejam online ao mesmo tempo", relata Gabriela Miranda, diretora de pessoas e cultura na Buser, startup de mobilidade - o momento de conexão entre o time, que cresceu rápido na pandemia, acontece em uma reunião geral semanal. A Suvinil, do grupo BASF, foi outra empresa que formou um grupo no WhatsApp com 100% do time, o que facilitou a integração e a troca entre as pessoas.

A plataforma de conteúdo e originação de vendas para comércio eletrônico Mosaico também se viu presa a reuniões longas e improdutivas. Agora, o dia começa com uma reunião rápida, de 15 minutos, para resolver pendências e alinhar o trabalho. "Depois, cada um parte para sua jornada. A resposta dos funcionários tem sido positiva", diz Daniele Novaes, HR partner da empresa.

Pausa para refletir

A redução na duração e na quantidade de reuniões fez com que empresas e funcionários aproveitassem melhor o tempo, deixando de agendá-las sem critério e tratando as questões profissionais com mais objetividade. Perguntas como "O tema que você vai abordar demanda mesmo uma reunião?", "Isso pode ser resolvido com uma ligação ou com um e-mail?" e "Quem participará do encontro?" poupam tempo e aumentam a produtividade.

"Nos tornamos mais seletivos no que queríamos discutir porque as reuniões virtuais consomem muito tempo e energia", diz Augusto Lemos, diretor-geral da Cargill Foods na América do Sul. A empresa do setor alimentício manteve apenas as reuniões mais importantes na rotina e passou a estipular pausas obrigatórias. Por outro lado, a Cargill instaurou a câmera aberta em todas as reuniões para estimular o contato entre as pessoas.

Hoje em dia, antes de marcar uma reunião, é recomendável preparar uma pauta e enviá-la a todos os convidados. "Na Loggi, é comum criarmos um documento, trabalharmos coletivamente nele, cada um em um momento, e entrarmos na reunião para tomar determinadas decisões. É o inverso do que fazíamos antes, discutindo um assunto de forma ampla e abrangente", conta Santos. A Buser também trabalha para que os encontros sejam eficientes: "Quando estamos perdendo o foco e a reunião começa a se estender, alguém alerta o time", diz Miranda.

Para inteirar quem não pôde participar de uma reunião, basta repassar uma ata ou um resumo do que foi discutido. Algumas empresas gravam os encontros e os disponibilizam a todos os convidados.

Novo modelo

Todas as empresas entrevistadas para essa reportagem relataram que a resposta dos funcionários à mudanças na dinâmica das reuniões foi tão positiva que grande parte delas deve permanecer. Reuniões curtas e focadas facilitam o trabalho, seja ele remoto ou presencial. O respeito ao horário dos funcionários na hora de fazer os agendamentos também contribui para organizar o volume de trabalho. "Agora que experimentamos trabalhar assim, não vemos razão para mudar", declara Miranda. "Os aprendizados da pandemia vão ajudar a obter um balanço entre uma vida pessoal saudável e uma vida profissional produtiva e satisfatória", completa Lemos, da Cargill.

Por outro lado, se as reuniões virtuais se tornaram exaustivas, em determinadas situações são elas que tornam o trabalho possível, como em empresas que trabalham em diferentes fusos horários e que dependem de um contato permanente com os clientes. "Em um dia normal, visitávamos apenas um cliente por causa do trânsito, do tempo de deslocamento e da espera", conta Lemos. "Virtualmente, essas reuniões se tornaram mais efetivas porque estabelecemos agendas de trabalho e fazemos reuniões mais curtas e com mais clientes ao mesmo tempo." O mesmo sucesso aconteceu em multinacionais que organizam workshops e cursos com participação de times globais. Com as ferramentas adequadas, é possível realizar encontros com a mesma qualidade do período pré-pandemia a um custo menor, já que os funcionários não precisam viajar.

O Prêmio Lugares Incríveis para Trabalhar é uma iniciativa do UOL e da Fundação Instituto de Administração (FIA) que vai destacar as empresas brasileiras com os mais altos níveis de satisfação entre os seus colaboradores. Os vencedores serão definidos a partir dos resultados da pesquisa FIA Employee Experience, que mede o ambiente de trabalho, a cultura organizacional, a atuação da liderança e a satisfação com os serviços de RH. A pesquisa já está na fase de coleta de dados das empresas inscritas e os vencedores do Prêmio devem ser anunciados em agosto.