Conheça o segredo das empresas bem-sucedidas

Não é difícil perceber que algumas empresas conquistam sucesso excepcional, enquanto outras fracassam. São incontáveis também os exemplos de organizações que andavam mal das pernas e, de uma hora para outra, experimentaram recuperação extraordinária. Sem esforço, podemos ainda relacionar algumas organizações centenárias que desapareceram do mapa.

Como explicar o fracasso ou sucesso dessas empresas?

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Podemos considerar diversos fatores para respondermos a essa questão: bons produtos, foco no negócio, capacidade de inovação, agilidade de adaptação, crédito, saúde financeira, reputação, competência profissional, sorte e tantos outros atributos que devem ser levados em conta. Além desses aspectos, o que mais poderia explicar o fato de algumas irem muito bem e outras nem tanto, dispondo, às vezes, das mesmas condições?

Quem nos deu uma pista muito boa para encontrarmos respostas a esse instigante questionamento foi um dos homens mais ricos do mundo, Warren Buffett. Antes de conhecermos sua dica de ouro, para quem ainda não estiver familiarizado com esse megainvestidor, vamos saber um pouco mais a respeito de seus feitos.

Esse "senhorzinho", que no próximo ano completa 90 anos de idade, possui um patrimônio estimado em US$ 86,2 bilhões. Sempre ocupando os primeiros lugares na lista da Forbes como um dos homens mais ricos do mundo, em 2008 chegou ao primeiro posto. Entre seus feitos mais curiosos está o fato de em 2010 ter se juntado a Bill Gates com o objetivo de convencer pessoas bilionárias para que se comprometessem a doar a obras meritórias metade de suas riquezas.

É, portanto, alguém com bastante autoridade para dar conselhos a quem administra empresas. Em palestra que realizou para estudantes de uma escola de administração de empresas, disse que eles deveriam investir na comunicação escrita e oral. Esse poderoso homem de negócios enfatizou que "essa competência tem um enorme retorno, pois aquele que se comunica bem tem um grande impacto para vender e persuadir".

Assim como deve agir um bom administrador antes de tomar as decisões no comando das empresas, para dar essa opinião, Buffett fez primeiro um diagnóstico preciso: "A importância da comunicação não está sendo enfatizada nas escolas de negócios". Ou seja, uma das mais importantes competências para o bom exercício das funções de quem comanda organizações não está sendo considerada.

Um administrador se comunica quase o tempo todo

Esse puxão de orelha nas instituições que se dedicam a formar administradores foi providencial, já que diferentes pesquisas afirmam que os responsáveis pela condução das empresas chegam a consumir até 80% do seu tempo se comunicando. Isto é, passam praticamente o tempo todo em processo de comunicação.

Idalberto Chiavenato, um dos mais respeitados pensadores das práticas de administração de empresas no país, afirma em sua obra "Cartas a um jovem administrador" esse mesmo conceito defendido por Buffett: "A maneira de comunicar, de transmitir ideias e conceitos, de focalizar objetivos a alcançar e de fazer a cabeça das pessoas é de suma importância para o administrador".

Uma rápida observação nas tarefas dos administradores nos permite constatar que essas pesquisas estão corretas. Esses profissionais consomem a maior parte do tempo falando, ouvindo, escrevendo ou lendo. Desde uma simples conversa de corredor, passando por uma troca de ideias ao pé da escada, até a participação em importantes fóruns de debates, a comunicação está sempre presente em suas atribuições.

Mesmo antes de chegar à empresa, o administrador está se comunicando. Com a facilidade que a tecnologia proporciona, já no caminho de casa para o ambiente de trabalho, muitos deles se aproveitam do tempo consumido no trajeto para fazer telefonemas, enviar ou ler mensagens, enfim, tomar providências que serão importantes para a produtividade de suas tarefas.

Não são poucos aqueles que, além de almoçar com clientes, fornecedores, investidores, esticam o horário de trabalho marcando jantares para tratar de assuntos mais delicados, ou que consideram especiais, que, de maneira geral, não podem ser discutidos durante o período normal de expediente. Por esses e outros motivos, a comunicação se constitui no recurso mais relevante para que uma empresa tenha sucesso.

Outro administrador que fez história foi Jack Welch, que como CEO revolucionou a situação da General Electric. Esse lendário executivo tinha a capacidade de comunicação como filosofia para a boa administração. Disse Welch que o bom administrador deve conduzir tarefas e manter relacionamentos com postura sincera. Descobrir quem são os melhores e saber como motivar os outros para que procurem progredir. Identificar os momentos de fazer mudança. Pôr em prática os projetos. Saber falar e ouvir.

A qualidade da comunicação deve ser considerada

E não devemos nos ater apenas à quantidade de horas consumidas com a comunicação, mas sim, e principalmente, à competência dos administradores para se comunicar. De nada adianta alguém passar quatro horas em reunião com seus subordinados se, por deficiências na comunicação, não conseguir convencê-los, persuadi-los, ou motivá-los a abraçar planos e projetos que precisam ser implementados.

Da mesma forma, não haverá vantagem passar todos os dias da semana cumprindo compromissos profissionais em jantares se, também por falta de boa comunicação, os negócios não forem realizados, ou forem concretizados sem resultados positivos para a sua organização. Como se comunicar por muito tempo faz parte das atribuições do administrador, é importante que ele saiba se comunicar bem.

É preciso saber ler e ouvir

O administrador competente sabe ler e ouvir. E saber ler e ouvir não se restringe apenas a compreender o que está no valor de face da mensagem que recebe, mas sim, e especialmente, no que está nas entrelinhas, no subtexto, nas frestas. Enfim, compreender a verdadeira informação ou intenção que se esconde nas pausas mais prolongadas, no tom de voz mais áspero ou mais escamoteado, no parágrafo mais prolixo ou excessivamente conciso, nos eufemismos.

A partir desse entendimento e observação do que as pessoas efetivamente desejam ou pensam é que o administrador poderá fazer um diagnóstico preciso da situação e estabelecer os planos que serão comunicados para a concretização de seus objetivos. Note que todas as ações do administrador devem partir de um bom diagnóstico e que esse diagnóstico depende da sua capacidade de se comunicar.

Essa observação deve ser constante, pois não se trata aqui de uma fórmula matemática precisa, pois, muitos fatores precisam ser levados em consideração, como a circunstância, o nível de pressão imposto pelos problemas e até mesmo os seus sentimentos que podem estar equivocados no momento em que interpreta a mensagem.

Somente a experiência e as inúmeras tentativas com erros e acertos vão dando ao administrador a sintonia fina de que precisa para identificar o que realmente ocorre e o que poderia ser apenas fruto de sua imaginação, contaminada em certas ocasiões por decisões do passado bem ou malsucedidas.

Haverá momentos em que o administrador perceberá que os planos não caminham porque o diagnóstico foi defeituoso. Em outras circunstâncias o motivo do insucesso poderá se apoiar na comunicação inadequada. Por exemplo, em vez de motivar o grupo e preparar os profissionais, afastando as possíveis resistências da equipe, a iniciativa foi a de partir diretamente para a ação. Ou, ao contrário, consumir muito tempo na preparação e perder a melhor oportunidade para agir.

Em todas as situações, seja quando as decisões tomadas inicialmente são as mais acertadas, seja quando a observação indica que houve equivoco em alguma etapa do processo, exigindo ajustes de percurso, as atitudes do administrador dependerão da sua capacidade de se comunicar.

A boa comunicação se adapta à circunstância

O administrador estará às voltas com profissionais dos mais diferentes níveis, formações e possibilidade de compreensão. Sua mensagem precisa ser compreendida por todos. Por isso, deverá se concentrar na capacidade de entendimento de todas as pessoas. Nunca será apenas o que ele disser, mas sim o que os ouvintes compreenderem.

Em determinados momentos precisará baixar um pouco a complexidade das suas informações para que pessoas não familiarizadas com os conceitos transmitidos possam acompanhar com mais facilidade, sem, contudo, desestimular aqueles que já estão devidamente inteirados da matéria.

Em outras circunstâncias, ao contrário, deverá aprofundar mais as informações para atender às expectativas dos já bem informados, da mesma maneira, sem tornar a mensagem incompressível para os que não se prepararam convenientemente para aquele conteúdo.

Essa habilidade de fazer com que todos compreendam e se interessem pelo discurso é que determina a competência de quem precisa levar um grupo de profissionais a formar uma equipe motivada, operante e bem-sucedida. Se uma parte do grupo não se enquadrar no processo, toda a missão poderá fracassar.

Com esses atributos cada vez mais aprimorados, o administrador terá condições de desempenhar seu verdadeiro papel —levar as pessoas a agir na busca e na conquista dos objetivos da organização. Somente profissionais bem instruídos dos propósitos determinados pelo administrador, motivados pela causa que irão abraçar, que se sintam importantes no processo e confiantes na liderança de quem os conduz terão condições de fazer com que qualquer tipo de organização seja bem-sucedida. Esse é o segredo.

Superdicas da semana:

• Aprenda a falar de maneira que todos compreendam a sua mensagem
• Faça da boa comunicação seu principal atributo como administrador
• Lembre-se de que é importante saber falar, mas também saber ouvir
• Não se esqueça de que, tão importante quanto saber escrever, é saber ler
• Tenha em mente que saber ler e ouvir é a capacidade de interpretar o que nem sempre foi falado ou escrito

Livros de minha autoria que ajudam a refletir sobre esse tema: "29 Minutos para Falar Bem em Público", publicado pela Editora Sextante; "Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação", "Oratória para advogados", "Assim é que se Fala", "Conquistar e Influenciar para se Dar Bem com as Pessoas" e "Como Falar Corretamente e sem Inibições", publicados pela Editora Saraiva; e "Oratória para líderes religiosos", publicado pela Editora Planeta.

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