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Reinaldo Polito

Dominar reuniões a distância é uma boa chance para evoluir na carreira

Reinaldo Polito

Autor de 31 livros que venderam mais de 1 milhão de exemplares, dá dicas de expressão verbal para turbinar sua carreira.

Colunista do UOL

20/10/2020 04h00

Interessa-me o futuro porque é o lugar onde vou passar o resto da minha vida.
Woody Allen

Durante a crise de 2007/2008 "o mundo quebrou". Quase ninguém comprava e praticamente ninguém vendia. As empresas tiveram de se ajustar rapidamente para suportar aquele tsunami que assolava a economia mundial. O diretor de artes de uma importante agência de publicidade comentou que os clientes haviam desaparecido. Por isso, para baixar os custos dos projetos publicitários e tentar manter alguns negócios tiveram de vestir as sandálias da humildade.

As gravações sofisticadas e caríssimas que faziam no Havaí, ou na Costa Amalfitana, por exemplo, passaram a ser rodadas no litoral brasileiro. Levar atores e equipes de filmagem para esses locais distantes e dispendiosos era perfumaria que não se justificava. E mais, disse que na maioria dos casos o resultado foi ainda melhor, pois perto de casa os problemas poderiam ser solucionados com mais facilidade.

As empresas cortaram tudo

Não havia para onde correr. Surpreendidas com a paralisação do mercado, as empresas tiveram de se recolher para pensar no que fazer. Os projetos foram todos para as gavetas, os investimentos foram suspensos ou cancelados. O pessimismo inibia qualquer tipo de iniciativa dos empreendedores. Essa história de que se tratava só de uma "marolinha" não convencia.

Do cafezinho à construção da nova planta estava tudo cortado. Mesmo quem tinha bons recursos em caixa, não ousava colocar o nariz para fora da porta. Os mais experientes sabiam que a maré seria superada, mas sem condições de arriscar, pois não havia nenhuma previsão de prazo para o fim da crise.

Assim surgiram as reuniões a distância

Foi assim que as reuniões presenciais, que exigiam locomoções distantes, praticamente desapareceram. As empresas buscaram alternativa para esses encontros e intensificaram a prática das reuniões a distância. Embora a compra ou aluguel dos equipamentos para viabilizar essas reuniões remotas fossem custosos, nada poderia ser comparado aos gastos de deslocamento de seus profissionais.

Não dava para mandar, por exemplo, um executivo de Porto Alegre para Manaus a fim de realizar uma reunião de uma ou duas horas, sendo que tudo poderia ser resolvido, praticamente com os mesmos resultados, com uma videoconferência. Mesmo assim, diante da penúria que enfrentavam, era muita grana para uma reunião. Por isso, para baratear ainda mais os custos, muitas organizações preferiram optar por uma solução mais em conta, a conference call.

A crise foi embora, mas nem todas as empresas voltaram a adotar as reuniões presencias, pelo menos não com a mesma frequência, já que haviam tomado gosto por aquelas conversas a distância. Pouco depois, em 2011, surgiu a crise da Europa, que respingou em quase todos os países. Foi mais uma oportunidade para que outras empresas se juntassem àquelas que haviam adotado as reuniões remotas.

Mesmo as reuniões ocorrendo a distância, por vídeo ou áudio, eram realizadas nas próprias instalações da empresa. Tudo sob controle, pois dependendo do tamanho da organização, uma ou duas salas eram suficientes para serem ocupadas já com os equipamentos montados.

Devagarinho, os profissionais foram se acostumando com esse tipo de reunião. Eliminaram os problemas iniciais como, por exemplo, elaborar pautas e deixar documentos ou relatórios à mão para evitar perda de tempo, ou quebrar o ritmo do encontro.

A situação hoje é diferente

Com a pandemia a situação é outra. As reuniões passaram a ser em home office. Os profissionais tiveram de improvisar espaços na própria casa para dar conta desses encontros virtuais frequentes. Algumas funções chegam a demandar até uma dúzia de reuniões diárias. E tudo precisa ser feito com profissionalismo e eficiência.

Tiveram de conversar com a família e explicar que embora permanecessem dentro da própria casa, precisavam se comportar como se estivessem na empresa. Por isso, era preciso tomar cuidado com barulho e movimentação no momento em que falassem com colegas de trabalho, clientes ou fornecedores. Esse comportamento dos familiares exigia mudanças de hábitos e disciplina.

Além desse "contrato" familiar, deviam também observar o local onde iriam se instalar, tendo em vista o cenário, a iluminação, a qualidade da internet, do som e de tantos outros detalhes para que o resultado pudesse ser sempre positivo. Alguns gostaram tanto dessa nova forma de trabalhar que dizem não querer mais voltar para a empresa. Afirmam que em casa a produtividade é muito melhor.

Nada será como antes

Um grande número de empresas concluiu que se investissem um pouco nos equipamentos de seus funcionários e pagassem um dinheiro extra para que continuassem em home office, seria bem mais vantajoso, pois poderiam enxugar a estrutura física, devolvendo salas e até prédios inteiros. Afinal, nunca foi tão necessário cortar custos.

Outras pretendem optar por um sistema híbrido, com os funcionários trabalhando alguns dias em home office e outros na empresa. Mesmo nesse sistema, será possível diminuir a estrutura física, pois com baias e salas compartilhadas com uso agendado para reuniões, resolveriam a situação.

A verdade é que, provavelmente, não teremos mais a realidade corporativa que tínhamos antes da pandemia. Os profissionais precisarão se acostumar com esse novo formato. Terão de aprimorar a comunicação para se comportarem de forma competente nessas reuniões a distância.

É hora de aprender

Alguns já estão investindo nesse aprendizado. Passaram a estudar o funcionamento das plataformas existentes, tentando entender as características, as vantagens e as desvantagens de cada uma delas. E nos casos em que a empresa determina a plataforma a ser adotada, o que ocorre na maioria das situações, como precisam agir para se adaptar a elas.

Se observarmos bem, a grande mudança está na maneira de se comunicar. De maneira geral, a comunicação a distância é mais difícil e exige mais habilidade. Falar com naturalidade; olhar de forma eficiente para o visor da câmera; manter o semblante arejado, simpático e comunicativo; gesticular de maneira moderada, sem falta, nem exagero; imprimir um ritmo agradável e envolvente; estruturar bem o pensamento, são alguns dos aspectos que irão determinar o sucesso do profissional nessas reuniões.

É um novo momento. Os que aprenderem rápido e se adaptarem com mais facilidade terão a chance de buscar novos patamares profissionais. Aqueles que permanecerem resistentes, adotando a tática do avestruz, se escondendo para que a sua incompetência não seja percebida, talvez estejam com os dias contados. Essa não é hora de reclamar dos obstáculos e das dificuldades, mas sim a oportunidade de aprender e evoluir. Bora arregaçar as mangas.

Superdicas da semana

  • Os profissionais hoje precisam aprender a falar olhando para a câmera
  • Esse é o momento de aprender, não de reclamar
  • Com um pouco de dedicação e disciplina todos podem se comunicar bem a distância
  • Quem aprender a se comunicar a distância vai evoluir
  • Quem se mantiver resistente a essa nova realidade vai sucumbir

Livros de minha autoria que ajudam a refletir sobre esse tema: "29 Minutos para Falar Bem em Público", publicado pela Editora Sextante. "Superdicas para escrever uma redação nota 1.000 no ENEM", "Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação", "Oratória para advogados", "Assim é que se Fala", "Conquistar e Influenciar para se Dar Bem com as Pessoas" e "Como Falar Corretamente e sem Inibições", publicados pela Editora Saraiva. "Oratória para líderes religiosos", publicado pela Editora Planeta.

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** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do UOL