Reuniões que poderiam ser um e-mail: aprenda a reconhecê-las e evitá-las

Horas antes da entrevista que deu para esta reportagem, a diretora de RH do Grupo Heineken, Juliana Wei, participou de uma reunião de liderança com a presença do presidente da companhia.

Além dos assuntos em pauta, o executivo convidou os participantes a refletirem sobre a real necessidade de estarem naquele encontro. Longe de ser uma crítica, o questionamento é prática interna recorrente para otimizar a rotina de trabalho.

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Adepta da escuta ativa para entender as necessidades dos funcionários, a Heineken percebeu que alguns memes nas redes sociais não mentem: quem nunca saiu de uma reunião de trabalho com a sensação de que ela poderia ter sido apenas um e-mail?

Depois de dois anos de pandemia de covid-19, marcados pela fadiga de Zoom (cansaço causado pelo excesso de reuniões em aplicativos), muitas empresas e especialistas em gestão acreditam que seja hora de restabelecer prioridades e definir com mais critério quais temas realmente merecem uma reunião.

"Havia uma necessidade adaptação à nova realidade, que excluía outros momentos de troca, como o cafezinho, o almoço da equipe ou o encontro nos corredores, e então criava-se diversas reuniões que, na verdade, poderiam, de fato, ser e-mails", afirma Erika Moraes, gerente de operação da consultoria Robert Half em Minas Gerais.

"Outro ponto é a percepção equivocada, por parte das empresas, de que se as pessoas não estão em reuniões não estão produzindo. Ou seja, reunião virou sinônimo de produção", completa Alexandre Elias, diretor de marketing da distribuidora de eletrônicos Rcell.

Felizmente, a resposta para o dilema do meme não é tão complexa. De acordo com os especialistas ouvidos pela reportagem, reuniões importantes são as que estimulam troca de ideias, tratam de temas polêmicos que possam causar dúvidas, apresentam resultados, estabelecem metas e definem planejamentos. Por outro lado, informes e acompanhamento de atividades rotineiras poderiam - e, na verdade, deveriam - ser e-mails mesmo.

De acordo com Moraes, da Robert Half, antes de clicar no botão "agendar", o ideal é fazer uma análise consciente para otimizar o tempo dos funcionários. "Faça-se três perguntas simples: 1) Esta reunião é um recado? A não ser que esteja relacionada a um tema de impacto, se a resposta for sim, escreva um e-mail; 2) Esta reunião vai discutir opiniões e compartilhar decisões? Nesse caso, agende; e 3) Meu time está sobrecarregado? O quanto essa reunião vai sobrecarregá-lo ainda mais?"

Se ainda assim houver dúvidas, a sugestão é considerar uma questão crucial: tempo é dinheiro. "As reuniões podem gerar custos para a empresa e não devem ser convocadas pura e simplesmente para passar o tempo ou abordar temas que poderiam ser resolvidos de outra forma", garante Felipe Rizzo, CEO da WeWork Brasil. "Em um mundo do trabalho que exige uma mentalidade ágil, precisamos utilizar o tempo da forma mais produtiva possível e isso inclui repensar tarefas comuns, como as reuniões, que devem ter um propósito, com agenda e formato adequados."

Poderia ser um e-mail, uma newsletter ou um vídeo

A gigante de tecnologia Microsoft acompanhou de perto o boom das reuniões na pandemia. De acordo com dados da empresa, no período, o tempo semanal ocupado por reuniões para usuários do Microsoft Teams aumentou 252% - a própria plataforma passou de uma base de cerca de 30 milhões para 270 milhões de usuários.

Portanto, optou por focar em comunicação eficiente para lidar com a questão internamente. "Consideramos a reunião apenas mais um formato para nos comunicarmos dentre tantos outros", conta Ricardo Wagner, diretor de trabalho moderno e segurança, que cita não só e-mails, mas mensagens e até vídeos.

Na empresa, cada time tem liberdade para definir as diretrizes que mais se adequem a suas necessidades. Uma das equipes, com funcionários em diferentes fusos horários, chegou ao ponto de não precisar mais fazer reuniões com a presença de todos os integrantes, graças à ideia de gravar e enviar, pelo Teams, vídeos de 3 a 5 minutos com explicações sobre as produções individuais. Os colegas assistiam às apresentações dos outros e deixavam comentários, resolvendo quaisquer dúvidas.

A Elanco Saúde Animal, que no ano passado foi considerada um "Lugar Incrível para Trabalhar" entre empresas de médio porte, também se apoia em outras ferramentas de comunicação interna, como newsletters, comunicados, plataformas de mensagem e, é claro, e-mails para garantir fluidez à rotina de trabalho. Mas a estratégia principal é investir na independência dos funcionários e na distribuição de atividades e responsabilidades.

"A partir do momento em que o profissional assume o protagonismo do seu papel na empresa, bem como do seu papel no projeto em questão, ele sabe quais são os próximos passos e não precisa de um follow up contínuo de 'checagem'", diz Adriana Santana, diretora de RH da Elanco Saúde Animal para o Brasil e região do Cone Sul. "Com isso, já eliminamos muitas reuniões."

O exemplo vem de cima

Na Heineken, os segredos para combater as reuniões desnecessárias e improdutivas são o estímulo constante, com comunicados sobre a importância de refletir antes de se enviar um convite, e a liderança pelo exemplo, como deixou claro o presidente da companhia durante a reunião mencionada no início desta reportagem. "Ter líderes que desafiam e questionam a cultura tradicional é fundamental porque estende a atitude para toda a organização", acredita Wei.

No ano passado, a empresa entregou dois pisos do prédio corporativo onde funciona sua sede em São Paulo e ficou apenas com um espaço coletivo, com menos estações de trabalho e salas de reuniões maiores, além de seu bar, reforçando ainda mais a necessidade de priorização.

Para isso, incentiva o uso dos grupos em aplicativos para discussões, delimita um tempo máximo de 45 minutos (e, caso seja extrapolado, que haja pausas) para cada encontro, recomenda o bloqueio da agenda antes das 9h, depois das 18h e durante o horário de almoço e estipula um dia (a terceira sexta-feira) por mês sem reuniões. "Já recusei reuniões que não seguiam esse padrão com tranquilidade, por saber que a atitude não será vista de forma negativa", conta Wei.

A General Mills, dona de marcas como Yoki, Kitano e Häagen-Dazs, também acredita que o não-agendamento de reuniões desnecessárias funcione melhor quando acontece de cima para baixo. Por isso, além de criar treinamentos específicos de boas práticas para agendamento e condução de reuniões para todos os funcionários, modificou a estrutura dos encontros semanais de seus diretores.

Hoje, essas reuniões têm objetivos claros, pautas detalhadas, inclusive com indicação de pré-leitura, contam com uma pessoa para garantir que o tempo da reunião não se estenda e com um tomador de notas para facilitar o pós-evento. "Tudo isso evita a sensação de que a reunião poderia ter sido um e-mail e faz com que os líderes cascateiem os efeitos, moldando comportamentos e fortalecendo nossa cultura", acredita Bianca Oliveira, coordenadora de RH da multinacional de alimentos.

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O Prêmio Lugares Incríveis Para Trabalhar é uma iniciativa do UOL e da FIA para reconhecer as empresas que têm as melhores práticas em gestão de pessoas. Os vencedores são definidos a partir da pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), que mede a qualidade do ambiente de trabalho, a solidez da cultura organizacional, o estilo de atuação da liderança e a satisfação com os serviços de RH. As inscrições para a edição 2022 estão abertas e vão até 30 de maio.