Como fazer uma boa integração de novo funcionário em tempos de home office

Há três meses, a especialista em Recursos Humanos Alana Gomes se juntou à filial brasileira da consultoria suíça Crowe, que presta serviços de auditoria e contabilidade. No primeiro dia de trabalho, recebeu em casa seu notebook com os dados de acesso e uma carta de boas-vindas. Participou por videoconferência de uma reunião de cerca de três horas com o departamento que cuida da gestão de pessoas para conhecer melhor a nova companhia. Assistiu a vídeos mostrando o escritório e ficou sabendo quem seria seu "padrinho" na empresa - um colega que a ajuda a se ambientar. Pelo aplicativo corporativo no celular, vê tutoriais para tirar dúvidas sobre a operação dos sistemas, consulta o perfil de cada funcionário para saber quem é quem, e troca ideias em um grupo de colaboradores que gostam de viajar. "Embora todo o processo de integração seja online, eu me sinto muito acolhida", diz Gomes.

Se não é fácil sequer presencialmente receber bem um profissional em um novo emprego, explicar a cultura da empresa e obter engajamento, à distância o desafio é ainda maior. Há mais de um ano, empresas de todos os portes têm buscado aprimorar as suas estratégias para promover um bom entrosamento dos novatos com colegas que eles não vão encontrar pessoalmente tão cedo. Mesmo depois que a pandemia da covid-19 se abrandar, vai continuar sendo necessário ter um bom método de integração digital porque, com o trabalho remoto, as organizações estão cada vez mais contratando colaboradores que vivem longe das suas instalações.

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Para as empresas

1. Antes de qualquer medida, garanta que todos os colaboradores envolvidos no processo tenham sólidos conhecimento e prática da missão e dos valores da empresa. Cada interação do novo funcionário com seus gestores e colegas vai ser uma oportunidade de deixar clara qual é a cultura da companhia. "A melhor cultura organizacional é o líder. Ele representa a empresa pelo exemplo, pelas habilidades e pela cultura", diz Reynaldo Naves, sócio e diretor, para o Brasil, da consultoria em transformação cultural Olivia. "Agora, temos o desafio de construir uma empresa humanizada através das telas."
2. Ofereça uma pré-integração, opcional, para que o funcionário comece a se familiarizar com a cultura da empresa. Esse é o primeiro passo da integração oferecida pela varejista online Amazon, que tem cerca de 1,2 milhão de funcionários no mundo inteiro. Nos dias que antecedem o início oficial, o colaborador recebe em casa o computador e outros equipamentos de trabalho, além de fazer as opções de plano de saúde e assinar os documentos da contratação.
3. Na reunião inicial com o RH para apresentação dos códigos de conduta da empresa, de sua maneira de operar e dos sistemas que são usados, a palavra de ordem é clareza. Saber exatamente onde está pisando aumenta a confiança do profissional na companhia. Um expediente que vem se tornando comum é estimular os contratados a compartilhar seus sentimentos naquele momento para criar empatia.
4. Disponibilize tours virtuais por todas as instalações da empresa. Mesmo realizando suas atividades de casa, os colaboradores precisam conhecer as unidades da companhia, como o escritório onde será alocado quando o retorno presencial for possível, e os ambientes onde se desenrola a atividade da empresa, como fábricas, lojas e depósitos.
5. Apresente oficialmente a missão e os valores com vídeos em que o próprio presidente e os diretores expliquem como funciona a cultura e deem dicas para a ambientação. Esses vídeos também podem ser usados na integração dos colaboradores que obrigatoriamente precisam trabalhar nas instalações físicas, já que muitas vezes a liderança se encontra em home office.
6. Promova reuniões em vídeo entre o colaborador e a pessoa no departamento de Recursos Humanos a quem ele pode recorrer em caso de dúvidas. Depois, pode vir a reunião com o gestor direto, que vai explicar quais são as responsabilidades do novo funcionário. Aí vem a reunião com a equipe mais próxima, em que cada membro se apresenta e explica suas funções de maneira objetiva e didática: nome, posição, tarefas que executa e como vai se dar a sua interação com o novato. Para deixar a apresentação mais descontraída, o líder do time pode pedir que os colaboradores compartilhem alguma informação pessoal como um hobby e digam o que mais gostam na empresa. Dependendo do trabalho do colaborador recém-contratado, outras reuniões com mais departamentos e colegas podem ser realizadas.

   

7. Programe treinamentos remotos para ensinar como usar as ferramentas técnicas: e-mail, editor de texto, de planilhas, CRM. Aloque um funcionário da área de informática para responder as dúvidas que surgirem enquanto o novato se familiariza com os sistemas.
8. Designe um colaborador sênior da equipe direta do novo colaborador para ser o seu ponto de apoio, ajudando a resolver dúvidas e ensinando na prática como funciona o fluxo de trabalho. Muitas vezes, o novato não se sente à vontade de ficar fazendo perguntas para o chefe o dia todo (e o começo é sempre assim), mas fique confortável de falar com um parceiro do timer. Essa é também uma boa chance para treinar esse colega mais antigo em algumas habilidades de liderança.
9. No segundo momento da integração, quando o novato já tem uma boa ideia de quem é a empresa e quem são seus colegas, garanta que o seu líder e o ponto de apoio deem feedbacks sempre que necessário sobre a atuação do colaborador, reforçando a cultura da empresa.
10. Reveja a periodicidade e a estrutura das reuniões da equipe, tanto as de trabalho quanto as de conexão e integração. Se não atendem às necessidades dos atuais colaboradores de segurança, transparência, comunicação e senso de pertencimento, não vão ajudar o novato tampouco. Uma reunião semanal ou mensal de toda a empresa com a liderança para que sejam anunciadas as novidades e alinhados os valores é bastante útil.
11. Encoraje o saudável debate de ideias. Assim, o novo colaborador poderá mostrar como ajudará a empresa a alcançar os seus objetivos, acrescentando a sua experiência à do grupo, e entenderá como melhor desenvolver seu trabalho.
12. Turbine a comunicação interna para aproximar os colaboradores e as áreas. Enquanto predominar o trabalho remoto por causa da pandemia, a intranet e as redes sociais corporativas serão o espaço comum dos funcionários. A Crowe começou a empregar há um mês um app para celular que traz os perfis de todos os colaboradores, tutoriais sobre os sistemas e procedimentos e um serviço de mensagens, além de espaços para a criação de grupos de afinidade. "Tudo de que o colaborador precisa está na palma da sua mão. O app aproxima bastante as pessoas", diz Rosana Daniele Marques, gerente de gestão de pessoas da Crowe, que no último ano ano acrescentou mais de 100 profissionais aos seus quadros, chegando a 350 em seis escritórios pelo país.

Para os profissionais que chegam

1. Mantenha a mente aberta o tempo todo. "Em uma organização, atuam profissionais de diferentes gerações. Muitos ainda são relutantes ou têm dificuldade para lidar com as ferramentas mais tecnológicas. É preciso estar disposto a aprender com o outro de verdade", diz Deise Gomes, gerente executiva de transição de carreira da consultoria em recolocação e gestão de pessoas Thomas Case & Associados. Para os mais novos, isso significa considerar as informações que o colaborador mais experiente traz.
2. Seja proativo. Procure conhecer o máximo da empresa antes de começar, e, uma vez no processo de integração, não economize nas perguntas e busque todas as informações de que precisa para desempenhar bem suas funções.
3. Espere ser apresentado aos pares, mas depois tome a iniciativa de se apresentar aos colegas de outras áreas com quem acredita que irá interagir e trabalhar junto.

O Prêmio Lugares Incríveis Para Trabalhar é uma iniciativa do UOL e da FIA para reconhecer as empresas que têm as melhores práticas em gestão de pessoas. Os vencedores são definidos a partir da pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), que mede a qualidade do ambiente de trabalho, a solidez da cultura organizacional, o estilo de atuação da liderança e a satisfação com os serviços de RH. As inscrições para a edição 2021 estão abertas e vão até 15 de junho.