Saiba identificar se vale a pena para pequena empresa ter dados na 'nuvem'

Há alguns anos a palavra "nuvem", no seu significado tecnológico, tem passado a fazer parte do vocabulário de grandes empresas. Com a chegada de grandes companhias de tecnologia no setor e o aumento da oferta de serviços, ela começa a entrar também para o dicionário de pequenos e médios negócios.

Quem faz uso da computação em nuvem (cloud computing, em inglês) utiliza a memória e a capacidade de armazenamento de computadores e servidores de empresas especializadas.

Esses dados são compartilhados e interligados por meio da internet e podem ser acessados em qualquer lugar do mundo.

Antes de decidir se deve adotar esse modelo, o pequeno empresário precisa avaliar se o perfil de seu negócio e o estágio atual de sua empresa apontam para essa escolha, porque há vantagens e desvantagens.

Um dos pontos positivos de se armazenar dados na nuvem é deixar de investir em softwares e mão de obra especializada. O que, para uma empresa de pequeno ou médio porte, pode representar uma economia importante de recursos, segundo especialistas.

O valor economizado depende do tamanho da empresa. "É difícil estimar de quanto é essa economia porque isso depende da empresa e do tipo de uso que ela vai fazer da nuvem", diz Alexandre Campos, diretor da consultoria IDC.

Segundo Celso Poderoso, professor da Fiap (Faculdade de Informática e Administração Paulista), a empresa também precisa avaliar o quanto gasta atualmente com armazenamento e administração de dados antes de decidir se a transferência para a nuvem é necessária.

"A análise deve englobar o custo do software, quanto ele desembolsa para manter pessoas especializadas em cuidar do banco de dados, além da atualização dos programas e dos servidores."

Um dos aspectos negativos da nuvem é a instabilidade da internet. Se a rede cair, a empresa fica sem acesso aos dados. Além disso, se a empresa já tiver investido em um data center interno, a nuvem pode acabar significando um desperdício do investimento.

Administração de e-mails corporativos

Dados da consultoria IDC mostram que, em janeiro de 2010, 3% dos diretores de tecnologia das empresas brasileiras, incluindo grandes, pequenas e médias, tinham a intenção de contratar um serviço de nuvem. Hoje, esse índice já é de 50%.

De acordo com especialistas, a nuvem é uma opção interessante, por exemplo, para a administração de e-mails corporativos e a criação de lojas virtuais.

Empresas do ramo imobiliário, que fazem hotsites para lançar empreendimentos e pedem que os clientes preencham formulários virtuais, também costumam lançar mão dessa estratégia.

Para quem precisa atualizar constantemente planilhas de custos, manter os dados na nuvem é mais simples do que enviá-los para cada cliente ou representante, por exemplo.

"O serviço mais comum usado pelas PMEs é o e-mail. Não porque o software do serviço de e-mail seja muito caro, mas porque, com a nuvem, a empresa deixa de se preocupar em manter infraestrutura e pessoal especializado para lidar com o serviço”, diz o professor da Fiap.

Pequenas agências de publicidade que criam campanhas em redes sociais, por exemplo, também lançam mão da nuvem para administrar essas ações. Como essas campanhas têm prazo para acabar, geralmente não compensa investir em programas ou equipamentos que serão usados por um período curto de tempo.

Redes sociais internas e exclusivas

Empresas de menor porte também podem usar a nuvem para se comunicar com seus clientes, por meio de redes sociais corporativas.

"É possível montar a agenda de um evento com um parceiro, por exemplo, organizando tudo pela nuvem, ou até fazer reuniões online", diz Enrique Perezyera, presidente da Salesforce para a América Latina.

A empresa é especializada na criação de softwares de gerenciamento de relacionamento com clientes que são usados na nuvem.

No fim de novembro, a empresa lançou, em San Francisco, nos Estados Unidos, o Salesforce 1, uma plataforma de relacionamento com o cliente que pode ser personalizada por meio de aplicativos de vendas, serviços e marketing desenvolvidas por terceiros.

Com aplicativos assim, o representante de vendas que trabalha na rua, por exemplo, pode atualizar a empresa, em tempo real, sobre os negócios que tiver fechado, sem precisar ir pessoalmente ao escritório toda semana.

"A penetração das mídias sociais em pequenas e médias empresas tem crescido naturalmente. Hoje, todos estão familiarizados com o Twitter e o Facebook, e, assim, sabem usar a plataforma Salesforce 1, que é também muito intuitiva", diz Perezyera.

Sem precisar depender de computador

Para Ricardo Dutra, diretor do UOL Host, que oferece o UOL Cloud, o uso da nuvem se tornou uma necessidade.

"Há poucos anos, se uma empresa precisava armazenar dados, tinha de comprar um computador, que não era barato e demorava até 90 dias para chegar, e ficava dependendo desse equipamento. Hoje, ela não precisa mais fazer isso”, diz.

O preço pago pelo serviço varia de acordo com a capacidade de armazenamento e processamento necessitados.

Outra desvantagem de ter de manter um equipamento com dados da empresa, como planilhas e cálculos, de acordo com Dutra, é que é preciso adicionar mais memória com o passar do tempo. E isso também representa gastos.

"Sabemos que a pequena e a média empresa não têm tempo de fazer coisas básicas, imagine de cuidar de computador. A nuvem permite que a empresa deixe de fazer essa manutenção, porque outra empresa fará isso por ela", afirma Dutra.

Má qualidade da internet 

Guardar dados na nuvem economiza espaço físico e dinheiro, mas também pode ser um problema em países como o Brasil, em que a qualidade da internet ainda deixa a desejar, afirmam os especialistas.

"O grande problema ainda é a falta de infraestrutura de telecomunicações no Brasil",  diz Poderoso.

Para Perezyera, da Salesforce, ainda existem desafios com relação à cobertura de internet no país. "Se a internet cai, nosso cliente ainda tem acesso a uma parte de seus dados offline, que estará salva no seu computador."

Para Dutra, do UOL Host, porém, esse é um problema quase totalmente superado.

"As empresas brasileiras já têm uma conectividade de internet um pouco melhor hoje. Do ponto de vista do usuário, a conexão ainda é mais lenta, mas essa dificuldade aconteceria com o armazenamento de dados da nuvem ou na própria empresa", diz.

Campos, da consultoria IDC, diz ainda que, se a empresa já investiu recursos em um data center e uma equipe de TI interna, migrar para a nuvem pode significar desperdiçar o investimento já feito.

"O melhor caminho, nesse caso, é começar a pensar na nuvem como alternativa apenas quando o data center estiver perto de saturação, ou usar a nuvem em algumas aplicações, como e-mail", diz Campos.

Segundo ele, a tendência é que as empresas caminhem para um modelo híbrido, em que deixem parte dos seus dados na nuvem e outros guardados internamente.

Dicas para evitar problemas

Para evitar problemas, o professor da Fiap diz que é imprescindível que o empreendedor invista em bons serviços de internet.

"É preciso assegurar que a empresa vai conseguir acessar a nuvem quando precisar. Normalmente, parte dos dados é replicada para o computador da empresa, mas não todos. É importante, então, ter uma infraestrutura de comunicação adequada."

É fundamental, também, optar por empresas de serviços de nuvem que garantam a segurança dos dados.

Alguns tipos de serviço, porém, ainda devem demorar para migrar totalmente para o ambiente virtual, diz o professor.

"Hoje, vemos muito poucos sistemas de gestão empresarial, como contas a receber, a pagar e folha de pagamento, na nuvem. Muitas PMEs devem ter receio de colocar informações como essas na nuvem. Mas, com mais empresas entrando no mercado, a confiança no serviço tende a crescer."

Segundo ele, a tendência é que, cada vez mais, as empresas não usem infraestrutura dentro de casa, e contratem de fora.

Para saber qual o melhor serviço, o professor sugere que o empresário contrate um consultor. "É preciso fazer um estudo para entender qual a necessidade da empresa e achar o melhor fornecedor. Como geralmente a PME não tem um diretor de Tecnologia da Informação ou uma equipe dedicada a isso, a contratação de uma consultoria externa pode ser interessante", diz.

* A jornalista Aiana Freitas viajou a San Francisco a convite da Salesforce